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Como usar o sistema Kanban para revolucionar a gestão de tarefas na empresa

Time Neon

Você já ouviu falar no sistema Kanban, mas nem imagina como ele pode ajudar seu negócio?

Então você está com sorte: vamos explicar como esse método funciona e o que você ganha com ele!

Basicamente, o Kanban é um sistema de gestão de trabalho que usa cartões para organizar suas tarefas de forma ágil e visual.

Com certeza, você já viu ou usou aqueles quadros cheios de post-its coloridos, sinalizando as tarefas pendentes, em andamento e concluídas.

Kanban é exatamente isso, e muito mais.

Ao aplicar esse método, você vai se surpreender com o aumento da produtividade, agilidade e resultados na sua equipe. 

Ficou curioso para entender como funciona?

Siga a leitura e descubra como o sistema Kanban pode revolucionar sua gestão

O que é o sistema Kanban

Sistema Kanban é um dos métodos ágeis mais tradicionais, usado para o controle de produção e gestão de tarefas nas empresas. 

Criado pela Toyota na década de 1940, o sistema consiste no uso de sinalizações visuais para indicar o fluxo de trabalho e andamento de cada tarefa.

A palavra japonesa Kanban significa “cartão”, em referência aos cartões coloridos que eram usados para simbolizar as etapas no Sistema Toyota de Produção.

Na época, a maior preocupação dos engenheiros industriais era controlar os estoques e criar um sistema de abastecimento, para que os materiais fossem repostos no momento certo.

Assim, nada mais prático do que usar alguns cartões de cores diferentes que indicavam a prioridade de cada item e a necessidade de reabastecimento. 

O uso desse simples recurso visual foi suficiente para agilizar a produção e melhorar a comunicação entre todas as áreas da fábrica.

Isso mesmo: uma das maiores fabricantes de automóveis do mundo revolucionou sua gestão com um punhado de cartões adesivos! 

No mínimo, uma ideia genial, que mostra o poder da simplicidade

Logo, o sistema Kanban ultrapassou os muros da indústria e passou a ser usado em vários outros setores, adaptado à realidade dos escritórios.

Dos primeiros cartões de papel japoneses, o método evoluiu para o uso de post-its coloridos e plataformas digitais, que facilitam a visualização das tarefas e do workflow.

Com a tecnologia, ficou ainda mais fácil organizar a gestão e comunicação de informações como prazos, tarefas e responsáveis da equipe. 

Hoje, os famosos quadros divididos entre “a fazer”, “fazendo” e “feito” (do inglês to do, work in progress e done) são indispensáveis para gerenciar o trabalho em empresas de todos os portes.

Como funciona o sistema Kanban

Originalmente, existiam dois principais tipos de sistemas Kanban: o de movimentação e o de produção

O primeiro funcionava a partir de cartões afixados junto às peças e produtos em circulação dentro da fábrica, informando o status do item durante toda a movimentação entre estoque e produção. 

Já o segundo contava com murais fixos, posicionados em locais de fácil visualização, onde eram colados vários cartões coloridos em três seções: pendente, em execução e concluído. 

Dependendo do tipo de produção, os quadros podiam ter outras colunas com status diferentes para as tarefas, mas esse era o modelo básico.

Então, você já deve ter percebido que o nosso Kanban moderno é inspirado no sistema de produção.

Na verdade, o formato que usamos é praticamente o mesmo, mas com novas opções tecnológicas.

Para compreender o sistema Kanban, basta conhecer seus principais elementos

  • Cartão: o cartão é a unidade principal do Kanban, que consiste em uma tarefa ou ação a ser realizada para dar continuidade ao projeto.
  • Colunas: as colunas, ou categorias, representam o status atual dos cartões, mudando de acordo com as necessidades da equipe e do tipo de trabalho
  • Quadro: o quadro é a representação total do projeto no Kanban, onde são dispostas as colunas e organizados os cartões.

Basicamente, você terá que movimentar os cartões entre as colunas para sinalizar o andamento das tarefas, deixando todos a par do fluxo de trabalho e nível de ocupação de cada profissional.

Simples assim — e muito eficiente.

Sistema Kanban: vantagens e desvantagens

Como qualquer método de gestão de tarefas, o sistema Kanban tem suas vantagens e desvantagens.

Vantagens

Primeiro, vamos conferir a lista de prós:

  • Simplicidade em compreender e usar o sistema Kanban em qualquer área de atuação e modelo de negócio, sem mudanças radicais no dia a dia da equipe 
  • Redução de custos e desperdícios com a otimização do fluxo de trabalho 
  • Eliminação da sobrecarga de trabalho, graças ao controle sobre o que cada colaborador está fazendo no momento e quais são os próximos passos
  • Melhora da comunicação entre os colaboradores, deixando todos cientes das tarefas de cada um, próximos passos, responsabilidades e prazos
  • Aumento da produtividade devido à gestão eficiente de tarefas e ritmo constante de atualizações
  • Agilidade na transferência de tarefas entre pessoas e áreas no workflow da empresa  (nenhum cartão fica parado no Kanban)
  • Apelo visual que facilita a compreensão imediata do quadro, permitindo que todos compreendam o status do projeto com um olhar rápido
  • Visão ampla da rotina e do andamento de projetos, auxiliando líderes e gestores no planejamento, coordenação e controle
  • Disponibilidade de várias ferramentas para a aplicação do sistema Kanban, desde um simples quadro físico até um flip chart digital ou plataforma online. 

Desvantagens

E, claro, não podemos nos esquecer dos possíveis aspectos negativos do Kanban:

  • O Kanban é ótimo para gerir tarefas e fluxos de trabalho, mas deve ser complementado com outras metodologias em projetos mais complexos
  • O sistema funciona muito bem no dia a dia, mas a equipe precisa levar em conta os imprevistos, atrasos e condições desfavoráveis que podem interferir no fluxo dos cartões (e criar maneiras de sinalizar esses problemas e incertezas)
  • Em alguns casos, o Kanban pode acabar centralizando a gestão de tarefas em áreas específicas, prejudicando a integração entre departamentos
  • É preciso ter disciplina e incorporar o Kanban à cultura da empresa para que funcione corretamente. 

Se você tiver uma equipe disposta a se organizar com base no Kanban e seguir seu fluxo, a tendência é que todos se adaptem perfeitamente ao sistema. 

Mas, como vimos, existem algumas limitações que exigem sua atenção.

Softwares de Kanban

Felizmente, a tecnologia trouxe o sistema Kanban para o mundo digital e facilitou ainda mais sua aplicação. 

Confira alguns dos melhores softwares para usar o método.

Trello

O Trello é uma plataforma de gestão de tarefas 100% inspirada no Kanban, que usa basicamente cartões, listas e quadros para organizar projetos.

Cada quadro virtual tem várias listas, onde os cartões são criados e gerenciados por toda a equipe em um sistema online. 

A vantagem está na complexidade dos cartões, que permitem adicionar comentários, carregar anexos, criar checklists, adicionar etiquetas e muito mais.

Além disso, o time pode criar conversas em cada cartão, e todos são notificados quando alguém modifica uma tarefa. 

Como resultado da sua praticidade, o Trello já conta com mais de 35 milhões de usuários.

O plano gratuito tem a maioria das funcionalidades, mas há opções avançadas no plano Business Class (U$ 9,99 por usuário ao mês) e Enterprise (a partir de US$ 20,83 por usuário ao mês). 

Asana

O Asana é uma plataforma de gerenciamento com foco nas metas, projetos e tarefas diárias das equipes.

Seu layout é claramente de um sistema Kanban, com quadros que têm colunas e cartões coloridos distribuídos para cada tarefa. 

O diferencial do Asana é ter vários modelos predefinidos para as áreas de marketing, design, engenharia, RH, TI, operações e produtos. 

Assim, dá para mapear todas as etapas dos projetos no mesmo lugar, envolvendo todas as áreas da empresa e equipes trabalhando online, em tempo real. 

A empresa oferece um plano básico gratuito para iniciantes e planos Premium, Business e Enterprise a partir de U$ 9,99 por usuário ao mês. 

Kanban Flow

A Kanban Flow é uma ferramenta online para aplicação do sistema Kanban na gestão enxuta de projetos.

O software online oferece quadros personalizáveis com várias listas e cartões coloridos, que proporciona uma visão mais ampla dos projetos.

Uma das funcionalidades permite que você limite uma quantidade máxima de tarefas em determinada coluna, para evitar o acúmulo de trabalho.

Além disso, você pode dividir tarefas em subtarefas e fazer buscar intuitivas para encontrar os projetos em andamento.

Por enquanto, a ferramenta está disponível somente em inglês, pelo plano gratuito ou plano premium (US$ 5 por usuário ao mês).

Exemplos práticos de Kanban

Que tal conhecer alguns exemplos de aplicação do sistema Kanban na prática?

Veja algumas áreas e projetos em que o método pode ser muito útil!

Planejamento de campanhas de marketing

Quando a equipe de marketing tem uma grande campanha pela frente, é melhor ter um método eficiente para gerenciar todas as etapas do trabalho.

Com o sistema Kanban, é só criar um quadro para a campanha e dividir as principais etapas em listas como planejamento, criação, mídia, lançamento, sustentação, etc.

Assim, todo o cronograma da campanha estará claro e detalhado para todos, com várias tarefas distribuídas entre cartões. 

Por exemplo, o planejamento terá um cartão exclusivo para cada reunião e documento, enquanto a criação terá vários cartões com cada peça da campanha a ser desenvolvida. 

Desenvolvimento de software

A área de TI também pode usar o sistema Kanban para gerenciar o desenvolvimento de software de forma ágil e eficiente.

Para isso, o quadro terá que conter as etapas de planejamento, produção, testes, documentação, implementação e outros processos essenciais à equipe de desenvolvedores.

A vantagem é que nenhuma tarefa ficará para trás, e cada correção e atualização será acompanhada de perto pelo time.

Assim, a empresa economiza reuniões e consegue entregar mais rapidamente as soluções para seus clientes.

Processo seletivo do RH

O sistema Kanban também é ótimo para áreas administrativas da empresa e pode ser aplicado com sucesso em um processo seletivo do RH.

Esse quadro terá colunas representando cada etapa, como recrutamento, triagem, assessment, seleção e contratação. 

Com os cartões, é possível organizar tarefas como ligações, agendamento de entrevistas, testes técnicos, feedbacks e várias outras ações.

Assim, a equipe consegue gerenciar melhor o processo e garantir uma contratação assertiva de talentos! 

Como usar o sistema Kanban na empresa

Agora, sim, você está pronto para um guia rápido de como usar o sistema Kanban na sua empresa.

Siga o passo a passo e aplique o método dos cartões.

1. Mapeie seu workflow

O primeiro passo para implementar o Kanban com sucesso é mapear seu workflow, desde a entrada das tarefas até a entrega final.

Assim, você saberá exatamente como funciona o fluxo de trabalho da área para definir quais quadros, colunas e cartões são necessários. 

Como vimos, o modelo mais simples segue a lógica “a fazer, fazendo e feito”, mas você deverá personalizar o Kanban de acordo com sua dinâmica.

2. Defina limites para as tarefas em andamento

Esse passo é importante para determinar o número máximo de tarefas em andamento que sua equipe pode suportar. 

Assim, você evita a sobrecarga e baixas na produtividade, mantendo um ritmo de trabalho saudável e eficiente. 

3. Escolha uma ferramenta adequada

O próximo passo é escolher se você vai usar um mural, um flip chart ou um dos softwares que recomendamos.

Leve em conta as necessidades de integração e familiaridade da sua equipe com cada formato.

4. Prepare os líderes e equipes

O sistema Kanban não funciona se não fizer parte do dia a dia das equipes.

Por isso, você precisa oferecer o treinamento e capacitação adequados para que todos entendam o método e incorporem o quadro às suas tarefas diárias. 

Os líderes, especialmente, terão o papel de embaixadores e instrutores do Kanban, inspirando todos a usarem a ferramenta para melhorar sua produtividade e organização. 

5. Gerencie o fluxo

Depois de implementar o sistema Kanban, você será o responsável por mantê-lo sempre atualizado e sincronizado.

No começo, é possível que ocorram alguns problemas e gargalos na operação, mas isso é importante para aprimorar o método.

Então, não desista e pense nas vantagens de organizar seu fluxo de trabalho e alcançar resultados melhores!

Combinado?

E depois deixe um comentário contando como foi a experiência com o Kanban na sua empresa ;)

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