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GTD: mais produtividade e menos estresse em uma semana

Time Neon

**Atualizado em 05 de junho de 2020**

Se você não conhece a sigla GTD, está prestes a descobrir um dos melhores métodos de produtividade dos nossos tempos.

Mais do que um punhado de técnicas para organizar tarefas, essa abordagem é focada no aumento da performance e redução do estresse, para ajudar você a conciliar sua vida pessoal e profissional.

Não à toa, o GTD conquistou o mundo e mudou a vida de milhares de pessoas com seu princípio de manter a mente sã e livre de preocupações.

Se você quer aprender a usar a metodologia GTD, aproveite nosso resumo para começar hoje mesmo. Siga a leitura e organize sua vida em uma semana.

O que é o método GTD?

GTD (Getting Things Done) é um método de organização e produtividade baseado no gerenciamento de tarefas e redução do estresse.

Mais do que propor uma metodologia para organizar as ações diárias, essa abordagem ganhou destaque pelo foco na melhora da qualidade de vida - e no tão desejado equilíbrio entre vida pessoal e profissional.

Seu autor é o consultor norte-americano David Allen, que popularizou o GTD por meio do livro A arte de fazer acontecer (Sextante, 2016), publicado originalmente em 2001 sob o título “Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity”.

O livro foi traduzido para mais de 28 idiomas e se tornou um best-seller global, elevando David à posição de “guru da produtividade”. Ao apresentar seu método, o autor já começa afirmando que “a mente deve estar livre para criar, e não preocupada em reter informações”.

Esse é o ponto de partida e a base científica do GTD, que direciona suas estratégias para liberar a “memória RAM” do cérebro.

Em seu site oficial, David Allen define o GTD como:

“Um sistema de gerenciamento da vida pessoal e profissional que já ajudou inúmeras pessoas e empresas a colocar ordem no caos. O método GTD proporciona alta performance, capacidade e inovação, além de aliviar o sentimento de sobrecarga — estimulando o foco, clareza e autoconfiança.”

Segundo o autor, o que atrapalha nossa produtividade e eficiência é o armazenamento contínuo de informações que sobrecarregam nossas mentes e inundam nosso inconsciente de preocupações.

Logo, o problema não é o excesso de tarefas no dia a dia, mas o volume gigantesco de informação que roda “em segundo plano” nas nossas cabeças e nos leva à procrastinação, ansiedade e desmotivação.

Por isso, a metodologia GTD tem como princípio “deixar a mente clara como água”, aliviando a sobrecarga de tarefas para manter o foco no que realmente importa.

Como funciona o GTD?

O método GTD se baseia no ato de registrar, armazenar e acompanhar tudo o que deve ser feito no dia a dia, sem deixar que nenhuma informação ocupe espaço na mente.

Para isso, o programa é dividido em cinco passos para fazer sua gestão de tarefas:

  1. Capturar: registrar todas as ideias, tarefas e lembranças para evitar que ocupem espaço no cérebro, e ao mesmo tempo armazená-las em um local mais seguro e à prova de esquecimento;
  2. Esclarecer: analisar tudo o que foi registrado e decidir o que merece atenção e demanda uma ação, e o que pode simplesmente ser descartado ou deixado para outro momento;
  3. Organizar: distribuir todas as tarefas e ações resultantes em listas, para manter tudo organizado e acessível no dia a dia;
  4. Refletir: revisar continuamente os registros e listas para acompanhar cada ideia e ação, atualizando os objetivos conforme as tarefas são cumpridas;
  5. Engajar: executar, por fim, as tarefas e ações de forma presente e consciente, com plena certeza de que você está fazendo a coisa certa na hora certa - e sem o risco de se distrair com outros assuntos.

Esse é o fluxo básico do GTD, que permite a você recuperar o controle das suas tarefas e organizar aquelas ideias que vão e vêm na sua mente.

Basicamente, você terá que tirar as pendências da cabeça e registrá-las em um sistema confiável, analisando qual o momento ideal para cumprir cada tarefa e revisando constantemente suas ações.

Glossário GTD: regras e as 7 listas de classificação

Para aplicar o método GTD, é preciso seguir algumas regras básicas, sendo as principais:

  1. Toda tarefa que leva menos de dois minutos para ser feita deve ser executada imediatamente, e todas as restantes distribuídas em listas temáticas;
  2. Todas as pendências e ideias que vierem à mente devem ser registradas na lista “caixa de entrada” (veremos abaixo);
  3. A cada lista deve ser atribuído um contexto para a realização das tarefas, de modo que você saiba qual o momento certo para cumpri-las;
  4. As tarefas devem ser realizadas uma de cada vez, sem interrupções;
  5. A caixa de entrada deve estar sempre a mais limpa possível, com suas tarefas devidamente distribuídas semanalmente.

E estas são as sete listas temáticas que organizam as ações do Getting Things Done:

  1. Caixa de entrada: todas as pendências, tarefas, ideias, compromissos e metas que vêm à mente e levam mais de dois minutos para serem resolvidas vão para esta lista, que funciona exatamente como uma caixa de entrada de e-mail;
  2. Projetos: aqui entram as pendências mais complexas, que envolvem várias tarefas e ações e precisam ser detalhadas em projetos;
  3. Próximas ações: é onde ficam todas as ações simples e tarefas sem um prazo específico, acompanhadas de seus respectivos contextos de execução;
  4. Calendário: é onde são organizadas as tarefas e ações com data marcada, como compromissos ou entregas com prazo;
  5. Algum dia/talvez: aqui são armazenadas as tarefas que você ainda não sabe se conseguirá cumprir e ideias que exigem mais reflexão;
  6. Espera: na lista de espera ficam as ações que dependem de outras pessoas para dar continuidade;
  7. Referência: esta última lista serve para arquivar itens que você precisa consultar no futuro, mas que não são ações, necessariamente.

Como aplicar o método GTD em uma semana

Com base nos conceitos acima, você vai precisar de uma semana para implementar o método GTD e aumentar sua produtividade.

Antes de tudo, você precisa escolher uma ferramenta, que pode ser um simples bloco de papel com algumas caixas organizadoras para arquivar as listas ou um aplicativo de gestão do tempo.

Você pode usar os clássicos Trello, Todoist, Asana e Google Keep, por exemplo. 

Depois, o processo é muito simples:

  • Dia 1 - Coleta: no primeiro dia, você vai se dedicar a anotar tudo o que precisa ser feito na sua caixa de entrada, como entregar um projeto, consertar o chuveiro ou cobrar uma resposta de orçamento;
  • Dia 2 - Processamento e organização: no segundo dia, separe algumas horas para processar todas as ideias e tarefas que anotou, distribuindo nas sete listas com seus respectivos contextos, como vimos acima
  • Dias 3, 4, 5, 6 - Execução: nos próximos dias, seu desafio será cumprir todas as ações dentro dos prazos e contextos indicados, seguindo fielmente seu calendário
  • Dia 7 - Revisão semanal: no fim de semana, processe novamente sua caixa de entrada e revise todas as listas, atualizando cada uma delas para a próxima semana.

Seguindo esses passos, você vai incorporar a metodologia GTD ao seu cotidiano e comprovar a melhora na produtividade, foco e motivação.

Famosos que usam o método GTD

Para finalizar, vamos conferir alguns exemplos de pessoas que usam o GTD para organizar melhor sua vida pessoal e profissional.

Veja quem recomenda o método.

Will Smith

O célebre ator, rapper e produtor Will Smith é um dos porta-vozes do método de David Allen, e já falou sobre o GTD em diversas entrevistas.

Em uma entrevista específica para o canal motivacional de Evan Carmichael, publicada em 2016, ele fala sobre a importância do método para distribuir projetos grandes em tarefas menores e conquistar grandes objetivos passo a passo.

Para isso, Will Smith usa a metáfora do muro: “você não pensa em construir uma muralha gigantesca, mas sim em assentar perfeitamente cada tijolo, diariamente, da melhor forma que conseguir. Ao se concentrar em um tijolo por vez, em breve você terá o seu muro”.

Oprah Winfrey

A bilionária e apresentadora Oprah Winfrey também é adepta do GTD, e fala sobre isso em uma entrevista concedida ao Curiosity.com em 2017.

Ela conta que o segredo para a produtividade é aplicar o método para alcançar o que chama de “foco radical”: evitar as multitarefas e cumprir uma ação de cada vez.

Além disso, Oprah destaca que o importante é manter-se consciente e plenamente presente em cada tarefa, sem pensar no que vai acontecer amanhã ou daqui a uma hora.

Tony Robbins

Considerado um dos maiores coaches do mundo, Tony Robbins é outro defensor e representante do método Getting Things Done.

Neste vídeo, publicado em 2012 no canal Success Resources Australia, ele detalha o passo a passo do método, da captura dos pensamentos à execução consciente.

Em seu discurso motivacional, Robbins enfatiza o poder do GTD em criar um mindset de produtividade contínua, maximizando resultados ao mesmo tempo em que reduz o estresse e a ansiedade.

Organize sua vida financeira com o método GTD

Agora que você conhece o GTD, que tal testar esse método na organização da sua vida financeira?

Imagine como será mais fácil acompanhar seus ganhos e gastos como parte das suas tarefas diárias, anotando cada pensamento sobre suas finanças e resolvendo o mais rápido possível.

Pode contar com a Neon Pejota para facilitar ainda mais esse processo, com uma conta digital 100% online que você pode movimentar no aplicativo em tempo real.

Assim, você dispensa toda a burocracia dos bancos tradicionais e consegue monitorar seus lançamentos diariamente - e a maioria das suas tarefas bancárias poderá ser resolvida em menos de dois minutos.

Entendeu como o método GTD pode mudar sua vida para melhor?

Então, comece agora mesmo: crie sua caixa de entrada e anote tudo o que está na sua mente - e aproveite as ideias para deixar seu comentário.

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