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Como ser mais produtivo? Veja dicas e ferramentas

Time Neon

Se você quer descobrir como ser mais produtivo, saiba que essa dúvida não é só sua, ainda mais nesses tempos de alta pressão e cobrança por desempenho.

Por isso, preparamos este artigo para ajudar você a gerir melhor seu trabalho e sua vida pessoal, e cumprir suas tarefas rapidamente.

Nas próximas linhas, você terá um guia completo para eliminar distrações e usar todos os recursos a favor da sua performance. Só depende de você seguir nossas dicas para adotar hábitos e técnicas mais eficientes.

Caso queira ir direto ao ponto, você pode navegar pelos tópicos abaixo:

 

Preparado para aprender como ser mais produtivo, mudar o seu ritmo e acelerar a conquista dos seus objetivos?

Então siga a leitura!

É possível aprender como ser mais produtivo?

Felizmente, sim: é possível aprender como aumentar a produtividade com as técnicas e hábitos certos. Estamos falando da capacidade de produzir mais com menos, ou seja, gerar o máximo possível de resultados.

No seu caso, ser mais produtivo significa, primeiramente, cumprir o maior número de tarefas no menor tempo possível.

E, pouco a pouco, além de produzir mais, você pode produzir melhor. Assim, você avança mais rápido em direção aos seus objetivos e acelera a realização dos propósitos pessoais e profissionais. 

Por isso, saber como ser mais produtivo deve ser uma das suas prioridades, como veremos a seguir.

Por que aprender como aumentar a produtividade?

Antes de descobrir como ser mais produtivo, é importante ter plena noção dos benefícios que esse esforço vai proporcionar para sua vida.

Obviamente, você quer atingir seus objetivos e traçar metas cada vez mais ambiciosas, e isso só é possível com uma alta capacidade produtiva.

No Brasil, infelizmente, o cenário não é dos mais animadores: os trabalhadores do país estão entre os menos produtivos do mundo, ocupando a 50ª posição do ranking global.

Os dados são de uma pesquisa da FGV feita em 2018, que mostra a defasagem nacional em relação a outros países. Um brasileiro gera US$ 16,80 por hora trabalhada, enquanto um alemão produz quase quatro vezes mais valor: US$ 64,40 em uma hora.

Mas isso não significa, de forma alguma, que somos preguiçosos. Na verdade, as razões para esse quadro preocupante são:

  • baixa qualificação;
  • falta de investimento em inovação;
  • precariedade de infraestrutura;
  • déficit de tecnologia;
  • informalidade da economia.

 

Mesmo assim, dá para ver que há um longo caminho pela frente. Vale a pena encontrar atalhos empreendendo de forma inovadora. 

Para quem está à frente de um negócio, a produtividade é uma medida essencial do sucesso, ainda mais em um cenário dinâmico e competitivo.

Se você é um social media freelancer e trabalha em home office, por exemplo, tem à sua frente todas as distrações das redes e, ao mesmo tempo, uma remuneração que depende da entrega de tarefas.

Ou seja, se você aumentar a produtividade, talvez consiga concluir mais trabalhos ou captar mais clientes e, assim, elevar o faturamento.

Outro exemplo: se você tem uma pequena empresa de design e trabalha com outros dois sócios, pode estar perdendo produtividade sem nem se dar conta. Para onde estão indo todas as suas horas? Será que você e seus sócios estão entregando o máximo possível?

Talvez pequenas mudanças que aumentem a produtividade em 10% ou 20% façam uma diferença proporcional nas contas no fim do mês, não é mesmo?

Produtivo ou workaholic? Qual a diferença?

A pessoa acorda bem cedo e já começa a trabalhar ou a pensar em trabalho. Não espera o horário comercial para mandar mensagens no WhatsApp sobre reuniões e projetos. Finais de semana e madrugadas são um empecilho para enviar e-mails com ideias para os colegas e chefes.

Eu posso apostar que você deve conhecer ao menos uma pessoa assim.

Esse comportamento é tão comum que tem um nome: workaholic, ou “viciado em trabalho”, na tradução livre em português. Por muitos anos, ser workaholic era motivo de elogio de chefes e modelo de inspiração entre os colegas, mas isso mudou.

Como surgiu o workaholic?

O perfil da pessoa viciada em trabalho surgiu no final da década de 1960, com a geração de pessoas que nasceram no período pós-Segunda Guerra Mundial, os chamados “baby boomers”.

À época, as pessoas escolhiam uma profissão e seguiam com ela a vida inteira. E, por isso, havia muito empenho para ser promovido quanto antes, acumular riqueza e se aposentar cedo.

Com o desejo absurdo de crescer rápido na carreira, os horários de trabalho também começaram a ficar menos definidos. Assim, quem passava mais de 20 horas por dia no escritório tinha fama de bem-sucedido.

As horas de expediente eram intensas e a vida pessoal ficava em segundo plano. E até o happy hour era um momento para fazer contatos, ao contrário da descontração que existe hoje.

O que mudou?

Agora a realidade é outra. A mudança se deu por conta do estilo de vida da geração Z (os nascidos na década de 1990), que entrou no mercado de trabalho na década passada.

Para essas pessoas, o trabalho é algo que precisa ser prazeroso, com equilíbrio entre a vida pessoal e social. E muitas horas de trabalho não estão com nada.

Mas isso não quer dizer que as empresas perderam ou que os trabalhadores viraram preguiçosos.

Hoje, tanto os colaboradores quanto as empresas não acham saudável que o trabalho se estenda para além do horário normal. E quem é produtivo passou a ser o perfil da vez.

O que é ser produtivo?

Ao contrário do workaholic, a pessoa produtiva não vive para o trabalho. Ela entende que o trabalho é apenas uma parte da sua vida tão importante quanto ter saúde e passar um tempo com os amigos e familiares.

Para esse novo perfil, ninguém deseja ou inveja um trabalho acima da carga horária estipulada. A ideia é aproveitar o tempo ao máximo: é preciso ter produtividade no trabalho e ser o mais eficiente possível em oito horas. Depois disso, o assunto vira lazer, estudos e diversão.

A principal preocupação desse perfil, portanto, é encontrar o tão desejado equilíbrio na vida.

Por que as empresas preferem pessoas produtivas e não workaholics?

Agora que você já sabe a diferença dos dois perfis, vamos te explicar o porquê de as pessoas produtivas serem as queridinhas da vez.

Regras trabalhistas e economia em geral

Quando você passa mais tempo do que precisa no escritório, a empresa é obrigada a pagar horas extras. Além desse gasto financeiro, ela também tem mais despesas com luz, água, café, entre outros.

Pessoas produtivas entregam o trabalho esperado em menos tempo e evitam esses custos adicionais para a empresa.

Outros ganhos

O seu trabalho rende melhor quando você está cansado ou relaxado? Aposto que é a segunda opção!

As empresas já perceberam que quando o colaborador está mais tranquilo, relaxado e despreocupado, a qualidade da entrega no trabalho cresce bastante. E é por isso que cada vez mais é estimulado horas de lazer e de descanso para os colaboradores.

Além disso, quando você interage com seus colegas e familiares, aumenta a sua “visão de mundo” e fica aberto a novas experiências que podem impactar positivamente sua criatividade e, consequentemente, melhorar o seu trabalho.

Fora que, com mais tempo livre, o colaborador também pode se aperfeiçoar fazendo cursos e desenvolvendo novas habilidades. Ou seja, todo mundo sai ganhando.

Como deixar de ser workaholic

Se você se identificou com as características da pessoa que citamos alguns parágrafos acima e não quer mais seguir com esse perfil, não se preocupe. Existem estudos e métodos para te ajudar a migrar do workaholic para o produtivo.

Vamos ver algumas formas de fazer isso.

1. Defina limites e delegue funções

O grande problema do workaholic é que ele não limita o tempo de trabalho. A primeira dica, portanto, é confirmar qual é o horário de trabalho estipulado em contrato e delimitar quais atividades podem ser feitas nesse período.

É provável que você ache, no primeiro momento, que é “impossível” fazer tudo dentro do seu horário de trabalho, mas esse é um pensamento normal do workaholic.

Converse com o seu chefe, estipule as prioridades e foque em uma atividade por vez. Com isso, você será mais eficiente e produtivo.

Para te ajudar nisso, também delegue tarefas. Nada de acumular funções e atividades. Seus colegas são tão capazes quanto você de fazer um bom trabalho, então peça ajuda deles.

Por fim, respeite o limite dos colegas. Ninguém merece acordar com uma mensagem no WhatsApp às 5h da manhã sobre uma ideia que poderia esperar até o horário do expediente, tampouco um e-mail nada urgente no fim de semana, né?

Seja sensato e tenha bom senso.

2. Encontre outra atividade e defina a hora de lazer

O seu trabalho não precisa ser a sua única paixão. Será mais saudável para você ter um hobby que te acrescente novos conhecimentos e te façam relaxar.

Lembra daquelas horas a mais no escritório? Use-as para aprender algo que você sempre quis, mas não tinha tempo, como tocar violão, pintar, dançar, bordar... Qualquer hobby, vale!

Procure um que tenha mais a sua cara e comece quanto antes!

3. Foque na sua saúde

Com a correria do dia a dia de um workaholic, dificilmente você deve ter tempo para fazer exames, exercícios físicos, agendar uma sessão de terapia e afins.

Então, aproveite para começar a cuidar do seu corpo e da sua mente!

Agende médicos, faça todos os exames solicitados, teste quais tipos de exercício físico se encaixam melhor na sua rotina e te dão mais prazer, encontre um terapeuta, enfim.

O importante é procurar formas de se manter saudável física e mentalmente.

4. Peça feedbacks

Agora que você já decidiu que não quer ser workaholic, tenha por perto pessoas que não enaltecem essa forma de levar a vida.

Peça feedback de colegas de trabalho, amigos próximos e familiares para eles sinalizarem quando você não está sendo produtivo, está passando do ponto e trabalhando desnecessariamente fora do horário de expediente.

7 dicas sobre como ser mais produtivo

Agora que você já sabe a importância de aprender como ser mais produtivo e a diferença entre uma pessoa produtiva ou workaholic, é hora de colocar a teoria em prática:

  1. Descubra para onde está indo seu tempo;
  2. Trace metas e objetivos;
  3. Escolha uma ferramenta para organizar seu dia;
  4. Selecione algumas técnicas de produtividade;
  5. Determine horários para checar atualizações;
  6. Tenha um planejamento;
  7. Cuide da sua saúde.

 

Confira a seguir os detalhes de cada uma das dicas.

1. Descubra para onde está indo seu tempo

O primeiro passo é descobrir para onde está indo seu tempo e resolver o mistério dos dias e horas que passam voando

Para isso, você pode usar uma das ferramentas online que sugerimos ou anotar por conta própria o tempo gasto em cada atividade do dia.

Talvez você descubra que está desperdiçando minutos preciosos com tarefas desnecessárias e urgências mal administradas.

2. Trace metas e objetivos

Se você quer saber como ter mais produtividade, então precisa ter objetivos de longo prazo, que motivem sua busca pela alta performance

Quais são seus propósitos na vida pessoal e carreira? Onde você pretende estar daqui a cinco anos?

Essas perguntas devem ser respondidas com objetivos consistentes, que você terá que dividir em metas menores com prazos bem definidos. 

Assim, você sempre estará no caminho certo, ciente do horizonte que está perseguindo. 

3. Escolha uma ferramenta para organizar seu dia

Mais adiante, apresentaremos várias ferramentas que podem ajudar você a aumentar a produtividade.

Então, escolha o que combina mais com sua vida e seu trabalho, se comprometendo a adotá-la no dia a dia. 

Nada impede que você prefira uma agenda física ou um simples bloco de notas, desde que funcione para gerir suas tarefas e compromissos.

O importante é ter um local seguro e confiável para registrar suas informações, liberando espaço na mente para se dedicar ao trabalho. 

4. Selecione algumas técnicas de produtividade

Há várias técnicas de produtividade que podem auxiliar na sua mudança de hábitos. 

Uma das mais famosas é a Técnica Pomodoro, que consiste em dividir seu trabalho entre períodos de 25 minutos de foco total e pausas rápidas de 5 minutos. Ao terminar cada tarefa, você pode fazer um intervalo mais longo, de 25 minutos.

Assim, você consegue se manter altamente produtivo sem sobrecarregar o cérebro, incluindo os descansos necessários para manter o foco e a energia.

Para colocá-la em prática, você terá que usar um cronômetro ou despertador — e ter muita disciplina para seguir os horários. 

Outra técnica interessante é o método GTD (Getting Things Done), que ajuda você a gerenciar o tempo registrando todos os aspectos da sua vida de forma sistematizada.

5. Determine horários para checar atualizações

É claro que você precisa checar seu e-mail e suas mensagens, mas terá que respeitar o tempo certo.

Para evitar as constantes interrupções, se programe para verificar notificações em dois, três ou até quatro horários diferentes no dia, conforme a necessidade.

Além disso, avise seus familiares, amigos e colegas de trabalho para telefonarem em caso de urgência, para que você não fique preso às notificações do celular.  

6. Tenha um planejamento

Adquira o hábito de planejar sua semana ou seu dia com antecedência, sabendo exatamente quais tarefas terá de cumprir no dia seguinte. Dessa forma, você conseguirá organizar uma rotina produtiva.

Obviamente, existem vários imprevistos no caminho. Por isso, também é preciso deixar uma folga na agenda para resolver questões pontuais. 

Veja aqui como organizar a semana e ser mais produtivo.

7. Cuide da sua saúde

Não vai adiantar nada usar as melhores técnicas e ferramentas se você estiver cansado, estressado e desidratado.

Por isso, reserve um tempo para praticar atividades físicas, manter uma alimentação saudável e dormir as horas necessárias.

Afinal, se você quer que sua mente produza, precisa manter um corpo saudável.

E não se esqueça de tomar atitudes para reduzir o estresse, evitar a ansiedade e melhorar sua saúde mental — respeitar seu horário de almoço e de lazer é um bom começo.

4 atitudes que atrapalham a produtividade

Vamos à pergunta fundamental: como ser mais produtivo em um mundo repleto de distrações? Comece mudando as atitudes que podem estar sabotando sua capacidade. 

Para te ajudar a identificar oportunidades de melhoria, mostraremos aqui o que impede as pessoas de serem mais produtivas.

1. Fazer várias tarefas ao mesmo tempo

Ser multitarefas não é humanamente possível”, declara o neurocientista Earl K. Miller, do MIT (Massachusetts Institute of Technology), em entrevista ao New York Times.

Então, esqueça essa ideia de fazer várias coisas ao mesmo tempo e não se concentrar em nenhuma delas.

Isso porque o nosso cérebro tem um limite de informações que podem ser processadas simultaneamente.

Ou seja: se você tentar ler um e-mail e conversar com seu colega de trabalho no mesmo instante, vai fracassar nas duas tarefas.

2. Checar notificações

As notificações são grandes inimigas da produtividade, e estamos cercados de chamados para checar e-mails, redes sociais, mensagens e outros eventos.

Cada vez que você pega o celular ou abre uma aba no navegador para verificar o que há de novo, está interrompendo sua linha de pensamento e atrasando sua tarefa atual.

Pior ainda se for nas redes sociais, onde é fácil se perder na linha do tempo e gastar horas preciosas em publicações. 

Por isso, se você realmente quer ser produtivo, é melhor desativar as notificações e resistir à tentação. 

3. Guardar tudo na cabeça

Nosso cérebro tem limites para processar e armazenar informações. Então, se você mantém todas as suas pendências e preocupações na mente, vai sobrar pouco espaço para focar nas suas tarefas diárias.

Para evitar a sobrecarga de informações, você pode transferir esses pensamentos para um bloco de notas, aplicativo ou ferramenta de gestão, por exemplo.

Assim, você libera memória para o que realmente importa e mantém o controle sobre suas tarefas.

4. Procrastinar tarefas

Você já deve saber que a procrastinação é um crime contra a produtividade.

Às vezes, é inteligente deixar uma tarefa para depois quando você não está com bons resultados no momento, mas não tem desculpa para adiar tarefas rápidas.

Quanto mais você procrastinar, mais obrigações vão se acumular — e menor será a sua motivação para cumpri-las. 

8 ferramentas para aumentar a produtividade no dia a dia

Como mencionamos anteriormente, usar ferramentas para anotar e acompanhar tarefas é uma boa alternativa para você focar naquilo que realmente importa.

Por isso, confira algumas ferramentas que ajudam a melhorar a produtividade, e a produzir mais e melhor.

1. Trello

Já falamos sobre o Trello por aqui, e essa ferramenta continua sendo uma das melhores opções para gerenciar tarefas.

O software permite organizar projetos pessoais e corporativos com quadros, listas e cartões, inspirados no sistema Kanban.

Basicamente, ele substitui os post-its coloridos e organiza todas as suas tarefas de forma intuitiva, facilitando o acompanhamento de cada passo. 

Você ainda pode compartilhar os quadros com toda a equipe e gerenciar projetos de forma colaborativa, em um sistema 100% online com notificações em tempo real.

2. Runrun.it

Runrun.it é uma ferramenta de gestão do trabalho para equipes que permite controlar tarefas, projetos e processos.

Com ele, você pode concentrar todas as tarefas e arquivos em um só lugar, contando com recursos de automação e relatórios poderosos sobre prazos e custos.

Uma das funções mais interessantes para a produtividade é o Smart Time Tracking, que cronometra cada tarefa automaticamente.

Assim, você sabe exatamente quanto tempo foi gasto em cada projeto. Além disso, o painel do Runrun.it permite configurar métricas personalizadas para acompanhar os resultados e o trabalho da equipe em tempo real. 

3. Wrike

Wrike é um software de gerenciamento de projetos na nuvem que facilita o trabalho colaborativo entre equipes.

A empresa tem soluções sob medida para equipes de marketing, criação, gestão de projetos e desenvolvimento de produto.

Sua estrutura permite dividir grandes objetivos em metas menores e fáceis de gerenciar, com inúmeras opções de acompanhamento do progresso e produtividade dos usuários.

A plataforma também é excelente para agilizar a comunicação da equipe, com um sistema próprio de menções e notificações.

Inclusive, o Wrike é adaptável aos métodos ágeis ou ao método tradicional, dependendo da sua abordagem de gestão. 

4. Todoist

Todoist é um software que concentra todas as suas listas de tarefas no mesmo lugar.

A função da plataforma é lembrar você de todos os compromissos, pendências e eventos, para livrar sua mente das preocupações e direcionar seu foco para o que interessa.

Uma das suas vantagens é mostrar o progresso a longo prazo, conforme você executa suas tarefas e se aproxima de objetivos maiores.

Assim, você sempre fica motivado para se organizar melhor e ser mais produtivo, mantendo o controle sobre a vida pessoal e profissional. 

5. Google Keep

Notas, notas e mais notas coladas no seu monitor. Na hora, fazer isso até resolve, mas depois é difícil encontrar a informação que precisa. Então, para quem gosta do recurso das notas adesivas, por que não tentar o Google Keep?

Além de servir para o propósito de anotações rápidas de uma reunião, você pode registrar uma ideia, um dado relevante para analisar depois, uma pesquisa que precisa ser feita, enfim.

Também pode usar tags para categorizar, escolher a cor da nota, incluir caixas de seleção em lista e incluir um lembrete. Visualmente, o mesmo propósito de ter tudo à vista, mas sempre disponível no app e na web.

6. Forest

Forest propõe a técnica Pomodoro (que já mencionamos aqui) em formato de “jogo”. Basicamente, quanto mais tempo focado, mais sua floresta cresce saudável. Afinal, "plantas" precisam de tempo para cultivo, assim como o precioso tempo com as nossas ideias e projetos.

A ferramenta também te ajuda na gestão das interrupções quando você combina uma parada para atender todo mundo e ainda planeja uma pausa para o café e um descanso.

7. Rescue Time

Rescue Time é um software de gestão do tempo que te ajuda a compreender melhor seus hábitos diários e aumentar sua produtividade.

Ele roda em segundo plano para medir o tempo exato que você gasta em cada tarefa, site e aplicação, gerando relatórios completos baseados em suas atividades.

Você ainda pode configurar alertas para ser avisado quando ultrapassar o tempo em alguma tarefa, ou mesmo bloquear redes sociais e outros conteúdos que atrapalham seu desempenho.

Se você vive dizendo que não tem tempo para nada, o Rescue Time vai mostrar exatamente onde você está gastando suas horas de trabalho

8. QualityTime

Parecido com o Rescue Time, o QualityTime é um app que faz a mensuração do uso diário de aplicativos no celular e dos desbloqueios do aparelho. Basta configurar um tempo máximo para cada aplicativo ou um total para o uso do celular e quantidade de desbloqueios.

Uma pessoa chega a desbloquear o seu celular entre 180 a 200 vezes no dia e o tempo de uso soma mais que de 5 a 7h, principalmente por conta das redes sociais. Assustador não? Então cuidado para isso não prejudicar a sua produtividade.

 

Deu para aprender como ser mais produtivo? Esperamos que as dicas te ajudem tanto no âmbito pessoal quanto profissional.

Conta para a gente nos comentários o que achou das informações e se está empolgado para colocar os aprendizados em prática! 😉

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