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8 dicas de como organizar a semana e ser mais produtivo

Time Neon

Aprender como organizar a semana é o segredo para se tornar mais produtivo e dar conta de todas as suas tarefas.

Se você é do tipo que levanta correndo na segunda-feira e quase não tem tempo para se planejar, é provável que esteja fazendo muito menos do que poderia e sofrendo com atrasos, desorganização e falta de foco.

Com uma rotina simples de planejamento semanal, você consegue manter o foco nos seus objetivos e fazer o tempo render, além de evitar distrações.

Por isso, vamos ensinar como organizar a semana e ajudar você a melhorar seus hábitos.

Leia agora e comece a aplicar as dicas o quanto antes.

Como organizar a semana pode mudar sua vida

Saber como organizar a semana é um passo essencial para se tornar mais produtivo e progredir na vida pessoal e profissional.

Afinal, dependemos do calendário para distribuir nossas tarefas entre dias úteis e finais de semana, e nada mais eficaz do que se planejar com base nesse período.

Quando você se dedica à organização pessoal a cada início de semana, consegue gerenciar melhor seu tempo, preparar tudo o que precisa e cumprir todas as tarefas programadas.

Do contrário, a falta de planejamento pode resultar em dias caóticos, compromissos adiados e tarefas procrastinadas.

E quanto menos organizada a semana, mais distantes ficarão seus planos de ser promovido, fazer uma viagem, comprar um carro ou imóvel, alcançar a independência financeira, entre outros projetos de vida.

Isso porque a única forma de atingir seus objetivos anuais e de longo prazo é ir cumprindo pequenas metas mês a mês, semana a semana.

É tudo uma questão de gestão do tempo e produtividade, como veremos adiante.

Por onde começar a organizar a semana

Antes de aprender como organizar a semana, você precisa ter um planejamento pessoal claro e objetivos muito bem definidos.

É a partir dessas metas mais amplas que você vai definir o que precisa ser feito durante a semana.

Por exemplo, se você está buscando um aumento de salário, precisa se focar em melhorar sua qualificação profissional, assumir novas responsabilidades na empresa e ter sucesso nos projetos atuais.

Logo, é provável que você tenha que fazer algum curso, participar de várias reuniões e dedicar algumas horas extras ao trabalho.

Na sua organização semanal, essas tarefas ainda precisam ser conciliadas com outras atividades do dia a dia, como fazer exercícios físicos, cuidar da casa, ter momentos de lazer, fazer compras etc.

Com tantas coisas a fazer, é imprescindível saber como organizar seu tempo semanalmente, mantendo sempre seus objetivos em vista.

Se você ainda não sabe muito bem quais são suas prioridades na semana, aproveite para ler nosso artigo sobre planejamento de metas.

Qual o melhor dia para organizar a semana

Muitas pessoas deixam para organizar a semana nas primeiras horas da segunda-feira.

Mas esse hábito não é muito eficaz, considerando que esse costuma ser um dia mais corrido, quando geralmente resolvemos pendências.

Segundo as dicas da coach de organização e produtividade Priscilla Caminha, em entrevista ao Extra, domingo é o dia certo para listar suas tarefas e se preparar para uma semana produtiva.

Mas é claro que você não precisa sacrificar seu dia oficial de descanso e almoço em família, tampouco perder horas planejando os próximos dias úteis.

Meia hora é mais que suficiente para organizar toda a sua semana, listar tarefas e ajustar os compromissos na agenda.

Logo, você pode reservar um tempinho para fazer isso no domingo à noite e levantar na segunda-feira com tudo pronto e a semana organizada.

8 dicas de como organizar a semana e dar conta de tudo

Se você quer aprender como organizar a semana, está no caminho certo para alcançar suas metas e ter dias mais produtivos.

Siga estas dicas para se planejar com antecedência.

1. Escolha sua ferramenta de organização

Seja qual for seu método de organização preferido, você sempre vai precisar de uma ferramenta para registrar seu planejamento.

Pode ser um planner impresso, um quadro planejador, o Google Agenda, uma planilha no computador, um app de gestão de tarefas ou até mesmo um caderninho onde você anota suas metas e tarefas.

Só não vale deixar seus planos apenas na memória, porque isso tende a sobrecarregar seu cérebro e quase sempre acaba em procrastinação, tarefas esquecidas e prazos perdidos.

Dica: o Trello, Todoist e Evernote são ótimas ferramentas digitais para organizar suas tarefas e melhorar a gestão do tempo.

2. Defina suas metas, tarefas e compromissos

Quando estiver fazendo seu planejamento no domingo à noite, comece definindo quais serão a metas, tarefas e compromissos.

Veja alguns exemplos para organizar sua semana:

  • Metas: entregar um projeto importante no trabalho até sexta-feira, concluir aquele curso online, terminar de ler um livro ou ir à academia quatro vezes na semana;
  • Tarefas: organizar o backup do notebook, limpar a geladeira, fazer a compra do mês no supermercado, levar as roupas na costureira, por exemplo;
  • Compromissos: consultas médicas, reuniões profissionais, aulas online, festas de aniversário, encontros sociais etc.

 

Com exceção dos compromissos, que já tem data e horário marcado, você deverá colocar prazos nas metas e tarefas e agendar conforme sua disponibilidade.

Lembre-se de registrar todas as atividades de forma que você possa consultar rapidamente ao longo da semana.

Se você quer um método para facilitar a organização, veja também nosso artigo sobre o GTD.

3. Determine suas prioridades

Nem sempre será possível cumprir todas as tarefas e metas que você planejou para a semana.

Por isso, é importante definir suas prioridades, classificando quais atividades são urgentes e importantes, quais são desejáveis e quais podem esperar até a próxima semana.

Para facilitar, você pode usar cores e símbolos na sua ferramenta de organização que indiquem o grau de importância da tarefa.

4. Divida a semana em blocos de tempo

Uma estratégia útil para organizar a semana e dar conta de tudo é dividir as tarefas e compromissos em blocos de tempo.

Um bloco de tempo é basicamente um período do dia que você reserva para um conjunto de atividades realizadas no mesmo contexto — ou seja, que têm ligação entre si.

De acordo com o especialista em produtividade Geronimo Theml, autor de Produtividade para quem quer tempo (Editora Gente, 2016), esse método ajuda a vencer a lista de afazeres e manter a motivação, pois combina atividades semelhantes para estimular o cérebro.

Por exemplo, você pode criar um bloco matinal que inclui acordar, tomar café, fazer uma hora de exercícios físicos, verificar seus e-mails e sair para o trabalho.

Depois, o expediente pode ser dividido em blocos de trabalho concentrado com alguns intervalos, blocos para atividades administrativas (ler e responder e-mails, organizar documentos, pagar contas etc.) e blocos para descanso e atividades leves (checar redes sociais, ler notícias, fazer uma pausa para o café etc.).

À noite, você pode ter um bloco dedicado ao tempo com a família, outro para os estudos e mais um para a rotina antes de dormir.

5. Escolha os melhores dias para cada tarefa

Saber como organizar a semana também requer conhecimento sobre seus dias mais ou menos produtivos.

Por exemplo a segunda-feira costuma ser um dia de acúmulo de atividades, e pode ser usada para resolver pendências rápidas.

De modo geral, terça e quarta-feira são considerados “o ponto alto” de produtividade para grande parte das pessoas.

Então, concentrar as tarefas e projetos que demandam mais foco nesses dias pode ser uma boa ideia.

Já as reuniões e compromissos sociais combinam mais com quinta e sexta-feira.

Mas é claro que são apenas sugestões, pois cabe a você avaliar quais são os melhores dias para cada tipo de atividade na sua semana.

6. Planeje suas refeições, atividade física e lazer

A maioria das pessoas não inclui atividades rotineiras como refeições, cuidados com a casa, exercícios físicos e lazer na organização da semana.

O resultado é que esses compromissos essenciais para o seu bem-estar — e produtividade — acabam ficando em segundo plano e muitas vezes são negligenciados.

Para evitar esse problema e se manter motivado, você pode:

  • Planejar uma alimentação saudável para a semana, preparando as refeições no domingo ou mesmo encomendando seu kit de marmitas;
  • Usar o domingo para dar uma geral na casa, na mesa do escritório e na geladeira;
  • Incluir a manutenção básica de limpeza durante a semana para aliviar o trabalho doméstico (exemplos: tirar o lixo, varrer, organizar a casa);
  • Reservar um horário para atividades físicas todos os dias e segui-lo religiosamente;
  • Deixar espaço na agenda para momentos de lazer como encontros com os amigos e família, hobbies pessoais e descanso.

 

7. Prepare-se sempre na noite anterior

Uma dica essencial para organizar melhor a semana é reservar alguns minutos à noite para se preparar para o dia seguinte.

Você pode separar a roupa que vai usar para ir ao trabalho, preparar os lanches que vai levar, reunir os documentos de que vai precisar e organizar a bolsa ou a mesa do home office, por exemplo.

Essa atitude simples alivia a correria matinal, evita atrasos e faz seu dia fluir com mais tranquilidade.

8. Não se esqueça dos imprevistos

Por fim, mesmo depois de aprender como organizar a semana, você não pode se esquecer de que imprevistos acontecem.

O ideal é ter alguns horários vagos e espaços entre os compromissos para dar conta dessas tarefas e eventos inesperados que sempre aparecem, como uma reunião de última hora, um acidente ou uma demanda familiar.

Afinal, por mais organizado e produtivo que você seja, é impossível prever tudo — e um pouco de flexibilidade é fundamental.

Gostou das dicas de como organizar a semana e disparar sua produtividade?

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