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Como manter o foco no trabalho: 5 passos e 1 método

Time Neon

Como manter o foco no trabalho com tantas distrações, dias cada vez mais corridos e agendas atribuladas? Essa é a dúvida de quase todo profissional do nosso século, que tenta se equilibrar entre as demandas diárias e gerenciar melhor seu tempo.

Acontece que, muitas vezes, nós não temos consciência dos obstáculos que nos atrapalham - tampouco temos uma estratégia para lidar com eles.

Por isso, nos aprofundamos em algumas técnicas de produtividade e trouxemos um método exclusivo de como manter o foco no trabalho em poucos passos.

Leia até o fim e assuma o controle do seu tempo.

Como manter o foco no trabalho: o desafio

Se você tem se perguntado como manter o foco no trabalho nesse ritmo acelerado e altos níveis de pressão, saiba que não está sozinho.

De fato, a concentração é o grande desafio do profissional atual, principalmente quando o tempo é o recurso mais escasso.

Muitas vezes, nos perdemos entre notificações, pulamos de uma tarefa para outra o dia todo ou caímos na tentação da procrastinação - e, ao fim do dia, nos perguntamos para onde foram nossas oito horas.

Na era digital, o problema da falta de foco apenas se agravou, pois temos que lidar com uma avalanche de informação diária que sobrecarrega nossas mentes.

Por isso, cada vez mais profissionais buscam métodos de gestão de tempo e produtividade para tentar se organizar melhor e manter o foco no que importa.

Mas, afinal, o que impede você de se focar nas tarefas atualmente? É o que vamos tentar descobrir no próximo tópico.

4 obstáculos que atrapalham seu foco

Para descobrir como manter o foco no trabalho, vamos começar listando alguns obstáculos que dificultam a concentração.

Veja se você identifica algum deles no seu dia a dia.

1.  Multitarefas

Muitos profissionais têm orgulho de incluir as multitarefas entre suas competências, mas esse pode ser um hábito perigoso para o foco no trabalho e produtividade.

Uma pesquisa realizada no início dos anos 2000 pelos cientistas Joshua S. Rubinstein, David E. Meyer e Jeffrey Evans, da Universidade de Michigan e Administração Federal de Aviação, revela que as multitarefas podem reduzir em até 40% a produtividade humana.

De acordo com o estudo, a mudança de foco de uma tarefa para a outra repetidamente representa um custo de energia para o cérebro, que vai se acumulando e reduzindo a capacidade cognitiva do indivíduo.

Esse custo pode não ser tão alto em tarefas simples como falar ao telefone enquanto lava louça, mas se torna um obstáculo quando você tenta alternar entre tarefas complexas e que exigem raciocínio, como responder um e-mail e ver suas notificações ao mesmo tempo.

2. Interrupções constantes

Nunca houve tantas interrupções no ambiente de trabalho, seja por conta da tecnologia, redução dos espaços ou novas dinâmicas nas relações.

Em seu livro Overload! How Too Much Information is Hazardous to Your Organization (John WIley & Sons, 2011), o pesquisador Jonathan Spira afirma que as interrupções e excesso de informação consomem 28 bilhões de horas de trabalho por ano nos EUA.

Esse desperdício representa mais de US$ 1 trilhão de prejuízo para a economia norte-americana, apenas por conta das distrações no ambiente de trabalho.

Um outro estudo, realizado em 2012 na Universidade da Califórnia, mostra que levamos cerca de 25 minutos (23 minutos e 15 segundos) para voltar ao foco após uma interrupção.

Considerando que somos constantemente interrompidos por pessoas, notificações e dispositivos, esses minutos podem somar muitas horas perdidas ao final do dia.

3. Distrações digitais

É claro que as distrações digitais não poderiam ficar de fora dessa lista, pois são praticamente epidêmicas no mundo atual.

Uma pesquisa realizada em 2018 pela Branded Research, publicada na Tech Republic, mostra que 75% dos norte-americanos culpa as notificações de aplicativos pela sua procrastinação no trabalho.

Os principais vilões, no caso, são as redes sociais, que convidam a uma rápida checada e capturam nossa atenção na linha do tempo.

4. Estresse

Por fim, o estresse e ansiedade são grandes inimigos do foco no trabalho, pois reduzem a produtividade, acabam com o engajamento e aumentam o absenteísmo nas empresas.

Infelizmente, o Brasil é o segundo país com maiores níveis de estresse no mundo, segundo o ranking divulgado pela Stress Management Association (ISMA) em 2017. 

Já os dados de 2019 da OMS, publicados na Associação Nacional de Medicina do Trabalho, revelam que mais de 18 milhões de brasileiros sofrem de ansiedade, colocando o país no topo do ranking mundial do transtorno.

Como manter o foco no trabalho com os blocos de tempo: passo a passo

Se você se identificou com os obstáculos, temos uma sugestão de como manter o foco no trabalho e superar essas adversidades.

Para isso, vamos utilizar a estratégia de um dos homens mais ocupados do mundo: o bilionário Elon Musk, que usa um método de gestão do tempo altamente eficaz.

Veja como aplicar em 5 passos.

1. Organize seu tempo em blocos

Como Elon Musk consegue construir foguetes para levar humanos à Lua, gerenciar uma empresa de carros elétricos e ainda ter tempo para ficar com os cinco filhos, malhar e viajar pelo mundo?

O segredo está no método “time blocking”, ou blocagem de tempo, que também é usado por Bill Gates e outros empreendedores de sucesso.

Basicamente, consiste em dividir seu dia em pequenos blocos de cinco minutos com tarefas predeterminadas, seguindo à risca o planejamento diário.

Para tarefas mais longas, os blocos podem ser estendidos, mas a ideia é fragmentar projetos grandes em pequenas tarefas, que não levem mais do que alguns minutos.

2. Programe pausas entre os blocos

Para que o método de blocos de tempo funcione, você precisa programar pausas rápidas entre cada um deles.

Isso porque, comprovadamente, nós produzimos mais e melhor quando fazemos intervalos durante o trabalho.

O presidente do Instituto de Tecnologia de Israel (Technion), Peretz Lavie, conduziu um estudo chamado Ultradian Rhythms in Prolonged Human Performance, que ficou famoso no final dos anos 1990 por provar a relação entre as pausas e a produtividade.

Ao analisar as ondas cerebrais, o especialista em psicofisiologia concluiu que longas sessões de trabalho (cerca de 90 minutos) seguidas de pausas curtas (entre 15 e 20 minutos) sincronizam perfeitamente com nossos ciclos biológicos de energia.

Logo, o chamado “ritmo ultradiano” (ciclos recorrentes de 90 a 120 minutos em 24 horas) é defendido como o ideal para garantir a produtividade do cérebro humano.

3. Divida grandes projetos em tarefas menores

O ponto-chave da blocagem de tempo é dividir seus projetos maiores em pequenas tarefas, que vão alimentando a motivação conforme são cumpridas ao longo dia.

Se você se focar somente nos grandes objetivos, é provável que se sinta intimidado e ceda à procrastinação, pois nosso cérebro quer ser estimulado constantemente.

De acordo com a pesquisa apresentada no livro The Progress Principle (Harvard Business Press, 2011), 76% do nosso bom humor diário no trabalho se deve aos progressos nas tarefas — por menores que sejam.

Ao estudar a rotina de mais de 200 profissionais da área criativa, os pesquisadores Teresa Amabile e Steven Kramer constataram que o engajamento no trabalho está diretamente ligado às pequenas conquistas, como cumprir uma meta ou tarefa.

A conclusão do estudo é que passos pequenos, mas consistentes, são a melhor estratégia para manter a motivação e alcançar grandes objetivos.

Então, ao invés de se focar na entrega final, você precisa se concentrar no processo.

4. Estime o tempo necessário para cada tarefa

No método de blocagem de tempo, é fundamental que você estime o tempo necessário para cada tarefa e procure cumprir o planejado.

Isso evita o efeito negativo da chamada “Lei de Parkison”, que determina que “o trabalho se expande de modo a preencher o tempo disponível para sua realização”.

Ou seja: se você tem 5 minutos para escrever um e-mail importante, o tempo será suficiente — mas, se tiver 10 minutos, sua tendência será alongar a tarefa para aproveitar o tempo extra disponível.

Por isso é importante fixar prazos para cada tarefa e bloco de tempo, levando em conta seu ritmo de trabalho.

Lembrando que você precisa adicionar algum tempo extra entre os blocos para dar conta dos imprevistos do dia a dia, pois é impossível manter 100% do planejamento.

5. Use uma ferramenta para se organizar

Para aplicar o método, você pode utilizar uma simples planilha ou mesmo um caderno.

Basta separar uma página em duas colunas, anotando os blocos e tarefas à esquerda e o tempo à direita.

Você também pode utilizar ferramentas digitais de time blocking, como o Plan e o  Hour Stack.

Afinal, você pode - e deve - usar a tecnologia a favor do seu foco, ao invés de ceder às distrações digitais.

Para isso, existem vários aplicativos e plataformas que ajudam a gerenciar seu tempo, agilizar tarefas e parar de procrastinar.

Da nossa parte, você pode contar com a Neon Pejota para acelerar as rotinas financeiras da sua empresa, tendo sua conta bancária sempre à mão — 100% online e direto no aplicativo.

Com uma conta digital, você vai ter mais tempo para se dedicar ao trabalho e dizer adeus às filas e burocracias de bancos tradicionais.

E agora, já sabe como manter o foco no trabalho?

Então coloque o método em prática e faça suas 24 horas renderem muito mais.

E se tiver dicas de gestão do tempo, contribua com um comentário.

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