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Como aumentar minha produtividade: 8 passos para acelerar

Time Neon

 

Essa dúvida não é só sua, ainda mais nesses tempos de alta pressão e cobrança por desempenho.

Por isso, preparamos este post para ajudar você a gerir melhor seu trabalho e cumprir suas tarefas rapidamente.

Nas próximas linhas, você terá um guia completo para eliminar distrações e usar todos os recursos a favor da sua performance. 

Só depende de você seguir nossas dicas para adotar hábitos e técnicas mais eficientes.

Pronto para mudar seu ritmo, aumentar a produtividade e acelerar a conquista dos seus objetivos?

Então siga a leitura!

É possível aumentar minha produtividade?

Felizmente, sim: é possível aumentar sua produtividade com as técnicas e hábitos certos.

Estamos falando da capacidade de produzir mais com menos, ou seja, gerar o máximo possível de resultados.

No seu caso, ser mais produtivo significa, primeiramente, cumprir o maior número de tarefas no menor tempo possível.

E, pouco a pouco, além de produzir mais, você pode produzir melhor, ou seja, entregar produtos ou serviços com maior valor para o cliente.

Assim, você avança mais rápido em direção aos seus objetivos e acelera a realização dos propósitos pessoais e profissionais. 

Por isso, aumentar a produtividade deve ser uma das principais preocupações de empreendedores e profissionais liberais, como veremos a seguir.

Por que aumentar minha produtividade?

Antes de descobrir como aumentar sua produtividade, é importante ter plena noção dos benefícios que esse esforço vai proporcionar para a sua empresa.

Obviamente, você quer atingir seus objetivos e traçar metas cada vez mais ambiciosas, e isso só é possível com uma alta capacidade produtiva. 

No Brasil, infelizmente, o cenário não é dos mais animadores: os trabalhadores do país estão entre os menos produtivos do mundo, ocupando a 50ª posição do ranking global.

Os dados são de uma pesquisa da FGV, feita em 2018 e publicada no jornal O Globo, que mostra a defasagem nacional em relação a outros países.

Um brasileiro gera US$ 16,80 por hora trabalhada, enquanto um alemão produz quase quatro vezes mais valor: US$ 64,40 em uma hora.

Mas isso não significa, de forma alguma, que somos preguiçosos. 

Na verdade, as razões para esse quadro preocupante são a baixa qualificação, a falta de investimento em inovação, a precariedade de infraestrutura, o déficit de tecnologia e a informalidade da economia.

Mesmo assim, dá para ver que há um longo caminho pela frente.

E vale a pena encontrar atalhos empreendendo de forma inovadora

Para quem está à frente de um negócio, a produtividade é uma medida essencial do sucesso, ainda mais nesse cenário dinâmico e competitivo.

Se você é um social media freelancer e trabalha em home office, por exemplo, tem à sua frente todas as distrações das redes e, ao mesmo tempo, uma remuneração que depende da entrega de tarefas e jobs.

Ou seja, se você aumentar a produtividade, talvez consiga concluir mais trabalhos ou captar mais clientes e, assim, elevar o faturamento.

Outro exemplo: se você tem uma pequena empresa de design e trabalha com outros dois sócios, pode estar perdendo produtividade sem nem se dar conta.

Para onde estão indo todas as suas horas? 

Será que você e seus sócios estão entregando o máximo possível?

Talvez pequenas mudanças que aumentem a produtividade em 10% ou 20% façam uma diferença proporcional nas contas no fim do mês, não é mesmo?

Lembre-se: com as mudanças constantes, os mais produtivos reagem rápido e saem na frente, deixando os concorrentes para trás!

Atitudes que atrapalham a produtividade

Vamos à pergunta fundamental: como aumentar minha produtividade em um mundo repleto de distrações?

Comece mudando suas atitudes, que podem estar sabotando sua capacidade. 

Fazer várias tarefas ao mesmo tempo

“Ser multitarefas não é humanamente possível”, declara o neurocientista Earl K. Miller, do MIT (Massachusetts Institute of Technology), em entrevista ao New York Times.

Então, esqueça essa ideia de fazer várias coisas ao mesmo tempo e não se concentrar em nenhuma delas.

Isso porque o nosso cérebro tem um limite de informações que podem ser processadas simultaneamente.

Ou seja: se você tentar ler um e-mail e conversar com seu colega de trabalho no mesmo instante, vai fracassar nas duas tarefas.

Checar notificações

As notificações são grandes inimigas da produtividade, e estamos cercados de chamados para checar e-mails, redes sociais, mensagens e outros eventos.

Cada vez que você pega o celular ou abre uma aba no navegador para verificar o que há de novo, está interrompendo sua linha de pensamento e atrasando sua tarefa atual.

Pior ainda se for nas redes sociais, onde é fácil se perder na linha do tempo e gastar horas preciosas em publicações. 

Por isso, se você quer ser realmente produtivo, é melhor desativar as notificações e resistir à tentação. 

Guardar tudo na cabeça

Nosso cérebro tem limites para processar e armazenar informações. 

Então, se você mantém todas as suas pendências e preocupações na mente, vai sobrar pouco espaço para focar nas suas tarefas diárias.

Para evitar a sobrecarga de informações, você pode transferir esses pensamentos para um bloco de notas, aplicativo ou software de gestão, por exemplo.

Assim, você libera memória para o que realmente importa e mantém o controle sobre suas tarefas.

Procrastinar tarefas

Você já deve saber que a procrastinação é um crime contra a produtividade.

Às vezes, é inteligente deixar uma tarefa para depois quando você não está com bons resultados no momento, mas não tem desculpa para adiar tarefas rápidas.

Quanto mais você procrastinar, mais obrigações vão se acumular — e menor será a sua motivação para cumpri-las. 

5 softwares para aumentar a produtividade

A tecnologia também pode ser uma aliada importante da sua produtividade.

Confira alguns softwares que ajudam você a produzir mais e melhor.

1. Trello

Já falamos sobre o Trello por aqui, e essa ferramenta continua sendo uma das melhores opções para gerenciar tarefas.

O software permite que você organize projetos pessoais e corporativos por meio de quadros, listas e cartões, inspirados no sistema Kanban.

Basicamente, ele substitui os post-its coloridos e organiza todas as suas tarefas de forma intuitiva, facilitando o acompanhamento de cada passo. 

Você ainda pode compartilhar os quadros com toda a equipe e gerenciar projetos de forma colaborativa, em um sistema 100% online com notificações em tempo real.

2. Runrun.it

O Runrun.it é um software de gestão do trabalho para equipes que permite controlar tarefas, projetos e processos.

Com ele, você pode concentrar todas as tarefas e arquivos em um só lugar, contando com recursos de automação e relatórios poderosos sobre prazos e custos.

Uma das funções mais interessantes para a produtividade é o Smart Time Tracking, uma timesheet automática que cronometra cada tarefa.

Assim, você sabe exatamente quanto tempo foi gasto em cada projeto e pode calcular sua rentabilidade. 

Além disso, o painel do Runrun.it permite a configuração de métricas personalizadas, para acompanhar os resultados e o trabalho da equipe em tempo real. 

3. Wrike

O Wrike é um software de gerenciamento de projetos na nuvem que facilita o trabalho colaborativo entre equipes.

A empresa tem soluções sob medida para equipes de marketing, criação, gestão de projetos e desenvolvimento de produto.

Sua estrutura permite dividir grandes objetivos em metas menores e fáceis de gerenciar, com inúmeras opções de acompanhamento do progresso e produtividade dos usuários.

A plataforma também é excelente para agilizar a comunicação da equipe, com um sistema próprio de menções e notificações.

Inclusive, o Wrike é adaptável aos métodos ágeis ou ao método tradicional, dependendo da sua abordagem de gestão. 

4. Todoist

O Todoist é um software que concentra todas as suas listas de tarefas no mesmo lugar.

A função da plataforma é lembrar você de todos os compromissos, pendências e eventos, para livrar sua mente das preocupações e direcionar seu foco para o que interessa.

Uma das suas vantagens é mostrar o progresso a longo prazo, conforme você executa suas tarefas e se aproxima de objetivos maiores.

Assim, você fica sempre motivado para se organizar melhor e ser mais produtivo, mantendo o controle sobre a vida pessoal e profissional. 

5. Rescue Time

O Rescue Time é um software de gestão do tempo que ajuda você a compreender melhor seus hábitos diários e aumentar sua produtividade.

Ele roda em segundo plano para medir o tempo exato que você gasta em cada tarefa, site e aplicação, gerando relatórios completos baseados em suas atividades.

Você ainda pode configurar alertas para ser avisado quando ultrapassar o tempo em alguma tarefa, ou mesmo bloquear redes sociais e outros conteúdos que atrapalham seu desempenho.

Se você vive dizendo que não tem tempo para nada, o Rescue Time vai mostrar exatamente onde você está gastando suas horas de trabalho. 

Como aumentar minha produtividade: passo a passo

Depois de conferir dicas e softwares para aumentar a sua produtividade, este é o momento de acelerar!

Veja nosso passo a passo:

1. Descubra para onde está indo seu tempo

O primeiro passo é descobrir para onde está indo seu tempo e resolver o mistério dos dias e horas que passam voando. 

Para isso, você pode usar uma das ferramentas online que sugerimos ou anotar por conta própria o tempo gasto em cada atividade do dia.

Talvez você descubra que está desperdiçando minutos preciosos com tarefas desnecessárias e urgências mal administradas.

2. Trace objetivos e metas

Para se tornar mais produtivo, você precisa ter objetivos de longo prazo, que motivem sua busca pela alta performance. 

Quais são seus propósitos na vida pessoal e carreira? 

Onde você pretende estar daqui a cinco anos?

Essas perguntas devem ser respondidas com objetivos consistentes, que você terá que dividir em metas menores com prazos bem definidos. 

Assim, você estará sempre no caminho certo, ciente do horizonte que está perseguindo. 

3. Escolha uma ferramenta para se organizar

Apresentamos vários softwares que podem ajudar você a aumentar a produtividade.

Então, escolha o que combina mais com sua vida e seu negócio, se comprometendo a adotá-lo no dia a dia. 

Nada impede que você prefira uma agenda física, um planner ou um simples bloco de notas, desde que funcione para gerir suas tarefas e compromissos.

O importante é ter um local seguro e confiável para registrar suas informações, liberando espaço na mente para se dedicar ao trabalho. 

4. Selecione algumas técnicas de produtividade

Há várias técnicas de produtividade que podem auxiliar na sua mudança de hábitos. 

Uma das mais famosas é a Técnica Pomodoro, que consiste em dividir seu trabalho entre períodos de 25 minutos de foco total e pausas rápidas de 5 minutos.

Ao terminar cada tarefa, você pode fazer um intervalo mais longo, de 25 minutos.

Assim, você consegue se manter altamente produtivo sem sobrecarregar o cérebro, incluindo os descansos necessários para manter o foco e a energia.

Para colocá-la em prática, você terá que usar um cronômetro ou despertador — e ter muita disciplina para seguir os horários. 

Outra técnica interessante é o método GTD (Getting Things Done), que ajuda você a gerenciar o tempo registrando todos os aspectos da sua vida de forma sistematizada.

5. Determine horários para checar atualizações

É claro que você precisa checar seu e-mail e suas mensagens, mas terá que respeitar o tempo certo.

Para evitar as constantes interrupções, se programe para verificar notificações em dois, três ou até quatro horários diferentes no dia, conforme a necessidade.

Além disso, avise seus clientes e colegas de trabalho para telefonarem em caso de urgência, para que você não fique preso às notificações do celular.  

6. Planeje com antecedência

Adquira o hábito de planejar sua semana ou seu dia com antecedência, sabendo exatamente quais tarefas terá de cumprir amanhã. 

Obviamente, existem vários imprevistos no caminho.

Por isso, também é preciso deixar uma folga na agenda para resolver questões pontuais. 

7. Cuide da sua saúde

Não vai adiantar nada usar as melhores técnicas e ferramentas se você estiver cansado, estressado e desidratado.

Por isso, reserve um tempo para praticar atividades físicas, manter uma alimentação saudável e dormir as horas necessárias.

Afinal, se você quer que sua mente produza, precisa manter um corpo saudável.

E não se esqueça de tomar atitudes para reduzir o estresse, evitar a ansiedade e melhorar sua saúde mental — respeitar seu horário de lazer é um bom começo.

8. Fuja da burocracia

É difícil fugir da burocracia no mundo dos negócios, mas você pode fazer sua parte para simplificar seu cotidiano na empresa.

Quanto menos trâmites desnecessários e papeladas você tiver que enfrentar, melhor para sua produtividade.

Por exemplo, que tal optar por um conta digital para agilizar a gestão financeira da sua empresa?

Com a conta Neon Pejota, você resolve tudo fácil e sem estresse, passando longe das filas, taxas e processos intermináveis dos bancos tradicionais. 

Assim, fica fácil fazer transferências, emitir boletos e controlar as finanças online, poupando tempo para se focar nas suas tarefas diárias. 

Viu como é bom quando pensam em tudo para simplificar sua vida?

Então faça sua parte e comece hoje mesmo a aumentar a sua produtividade!

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