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7 ferramentas do Google para empresas: como ganhar produtividade na nuvem

Time Neon

Sabia que as ferramentas do Google para empresas podem alavancar sua produtividade?

Para além da sua conta pessoal, existe um Gmail, um Google Agenda e um Google Docs feitos especialmente para o seu negócio

Hoje, você vai conhecer o poder desses recursos e aprender a trabalhar em equipe diretamente na nuvem, sem baixar um único software.

E o melhor: com a garantia de qualidade e segurança do Google. 

Então, que tal otimizar sua gestão e ganhar eficiência, colaboração e engajamento?

Continue lendo e descubra as principais ferramentas do Google para empresas e como extrair o máximo valor de cada uma delas.

Ficou interessado?

Vamos nessa!

O que são as ferramentas do Google para empresas

As ferramentas do Google para empresas são produtos que ajudam negócios de todos os portes a gerenciar tarefas, eventos e documentos online.

Todos os recursos podem ser usados na nuvem, permitindo que os colaboradores tenham acesso a várias ferramentas ao mesmo tempo e integrem suas funções. 

Em sua seção de produtos, o Google lista mais de 30 ferramentas para empresas e disponíveis em português, entre pagas e gratuitas. 

Além disso, conta com seu próprio G Suite by Google Cloud: um pacote completo com todos os recursos necessários para trabalhar do computador, smartphone ou tablet.

Os recursos vão desde o e-mail com mais de 1 bilhão de usuários no mundo (Gmail) até um pacote estilo Office que funciona 100% online. 

Por que usar as ferramentas do Google para empresas

Há vários motivos para usar as ferramentas do Google para empresas.

Confira alguns dos principais:

Colaboração

As ferramentas do Google permitem que as empresas invistam em uma cultura de colaboração, que é essencial para melhorar a entrega de valor para os clientes e para otimizar processos em diferentes níveis.

Com os recursos disponíveis, dá para vários colaboradores editarem ao mesmo tempo uma planilha, por exemplo, e monitorar (e recuperar, se necessário) todas as alterações e versões de um documento.

Entre as funcionalidades mais interessantes para a colaboração, estão os comentários dentro dos documentos, o compartilhamento fácil com outros usuários e o sistema de chats integrado.

Agilidade

Usar ferramentas na nuvem significa que você não precisa localizar arquivos no seu computador ou deixar de acessar determinado documento que está em outro dispositivo.

De qualquer notebook, desktop, tablet ou celular, você tem acesso rápido a documentos, planilhas, agenda, notas fiscais e todas as informações mais importantes da empresa.

Além disso, o acesso é fácil e não depende de instalação de softwares.

Está tudo na nuvem, a um clique de distância!

Produtividade

As ferramentas do Google trazem diversas integrações que ajudam na produtividade da equipe.

Quando você tem uma dúvida sobre um certo dado em uma planilha, por exemplo, não precisa fazer uma reunião ou enviar um longo e-mail para detalhar a questão.

É só criar um comentário diretamente sobre o item e marcar o colaborador responsável por aquela informação.

Assim, ele receberá uma notificação e entenderá rapidamente como resolver aquela situação, sem que sejam necessárias muitas trocas de mensagens.

Esse é apenas um exemplo.

A integração das ferramentas apresenta diversos atalhos para a empresa que quer ganhar eficiência.

Confira duas funções interessantes:

  • A marcação de uma reunião na agenda do Google pode criar automaticamente um link para uma videoconferência no aplicativo Meet
  • A colaboração em arquivos permite que você abra um chat dentro do texto ou planilha, para conversar com os usuários que estão no mesmo documento.

Segurança

Armazenar e trocar dados nas ferramentas do Google é muito mais seguro do que depender apenas de dispositivos físicos, como um pen drive ou o próprio HD do computador.

Os servidores do Google têm diversas camadas de proteção para os dados, usam criptografia e contam com backup em diferentes localidades.

Pronto! Agora que você compreendeu o valor dessas ferramentas, vamos desvendar os detalhes daquelas que podem fazer a diferença no seu negócio.

7 ferramentas do Google para empresas

Provavelmente, há várias ferramentas do Google para empresas que já fazem parte do seu dia a dia.

Mas talvez você não conheça o poder desses recursos quando empregados em um ambiente de negócios, de olho na produtividade e na eficiência dos processos.

Confira nossa lista completa e comece a usar os recursos do Google ao seu favor! 

1. Gmail

É provável que você já tenha um endereço pessoal no Gmail, mas o e-mail do Google também possui sua versão profissional.

No plano gratuito, você já tem acesso a vários recursos para gerenciar suas mensagens e arquivos, mas o plano pago abre uma nova dimensão de possibilidades.

Veja alguns dos recursos mais interessantes e dicas para aproveitá-los.

Recursos

  • E-mail personalizado: no Gmail profissional você tem direito a um domínio personalizado “@suaempresa” e ainda pode criar listas de e-mails para grupos
  • Migração simplificada: você pode importar seu e-mail do Outlook, Exchange ou Lotus facilmente, com ferramentas que ajudam a preservar as mensagens importantes
  • Servidores ultra confiáveis: você pode confiar nos servidores do Google, que garantem o funcionamento do seu e-mail 24 horas por dia, com direito a backups automáticos e proteção contra spam.

Dicas de uso

  • Aproveite toda a capacidade de armazenamento do seu Gmail profissional, que é o dobro do e-mail pessoal
  • Adicione até 30 aliases (endereços de e-mail alternativos) por conta
  • Use seu e-mail mesmo offline, escrevendo mensagens para serem enviadas assim que houver uma conexão disponível.

2. Agenda

O Google Agenda é outra ferramenta muito interessante para o uso nas empresas.

Na versão gratuita, você já consegue organizar compromissos, compartilhar seus eventos e convidar pessoas para reuniões com facilidade.

Mas veja só o que a versão paga reserva para sua equipe.

Recursos

  • Agendas online: agendas 100% compartilháveis, que se integram a outros serviços como Gmail, Google Drive, Contatos e Hangouts
  • Programação inteligente de reuniões: programe suas reuniões de forma inteligente, verificando quem está disponível e compartilhando agendas com equipes
  • Sincronização de agendas: você também pode migrar e sincronizar agendas de ambientes como Lotus Notes e Microsoft.

     

    Dicas de uso

  • Você não precisa se preocupar com seus dados: migre facilmente suas agendas do Exchange, Outlook ou iCal, ou mesmo diretamente de arquivos .ics e .csv
  • Crie agendas em grupo, deixando os compromissos e eventos acessíveis para toda a sua equipe
  • Configure lembretes para deixar todos cientes das próximas reuniões.

3. Hangouts Meet

Se você gosta de usar o Hangouts para se conectar com as pessoas por chamadas de vídeo, precisa conhecer o Hangouts Meet.

Essa é uma das melhores ferramentas do Google para empresas, que permite fazer videochamadas de alta qualidade em qualquer lugar. 

Veja quais são os diferenciais dessa ferramenta e por que vale a pena para empresas.

Recursos

  • Reuniões sem problemas técnicos: se você vive tendo problemas técnicos em chamadas de vídeo, pode confiar na interface rápida e leve do Hangouts Meet, que dispensa plug-ins e contas dos usuários
  • Videoconferências sem limites: convide todos os colegas de equipe, parceiros e clientes para as reuniões com apenas um link
  • Integre com outros sistemas: o Hangouts Meet também funciona com o Skype for Business e outros sistemas baseados em padrões SIP e H.323 (como Polycom e Cisco).

Dicas de uso

  • Você pode conectar qualquer sala de conferência ou espaço de reuniões usando o hardware Hangouts Meet
  • Participe de reuniões fora da sua mesa por meio do aplicativo para iOS e Android
  • Crie videochamadas a partir dos compromissos na Google Agenda, integrando todas as funções.

4. Google Docs

O Google Docs já facilita sua vida ao substituir os editores de texto padrão no dia a dia, e pode fazer muito mais pela sua empresa!

Se o seu grande desafio é fazer com que os colaboradores trabalhem juntos nos projetos, os documentos online vão ajudar a integrar as equipes.

Confira as principais funcionalidades do editor do Google e suas vantagens para negócios.

Recursos

  • Edição simultânea online: com o Google Documentos, sua equipe poderá criar e editar documentos de texto simultaneamente, usando apenas um navegador 
  • Comentários em tempo real: além de editar, todos podem acompanhar as edições e comentar em tempo real, abrindo um bate-papo dentro do documento
  • Importe qualquer documento: a ferramenta aceita arquivos docx, .pdf, .odt, .rtf, .txt ou .html, e torna qualquer um deles instantaneamente editáveis. 

Dicas de uso

  • Use o histórico de revisões para acompanhar todas as alterações de perto e conferir as versões anteriores, sem pesar no armazenamento
  • Trabalhe com ou sem internet, compartilhando documentos mesmo quando estiver offline
  • Controle as permissões de cada documento para proteger arquivos confidenciais e compartilhar os conteúdos com as pessoas certas.

5. Planilhas do Google

O Planilhas Google se destaca entre as ferramentas do Google para empresas pela facilidade em lidar com dados.

Na era da inteligência de dados, sua empresa precisa de soluções eficientes para gerenciar informações, compartilhar insights e organizar tendências.

É para isso que existe o Planilhas Google, e abaixo estão os motivos para usá-lo. 

Recursos

  • Compartilhe informações facilmente: a solução de planilhas do Google permite que você compartilhe dados da sua empresa facilmente, adicionando colaboradores a cada projeto e acompanhando edições em tempo real
  • Use o poder da inteligência artificial: os recursos de IA do Planilhas Google mostram as melhores fórmulas conforme você digita, além de ajudar a explorar as tendências e visualizações da ferramenta
  • Extraia dados de qualquer origem: o Planilhas traz todos os conectores e APIs para processar dados em CSV, Excel ou qualquer outro formato de arquivo.

Dicas de uso

  • Explore as mais de 400 funções para manipular dados, calcular números e gerar strings, incluindo opções personalizadas com o Apps Script
  • Use os atalhos semelhantes aos do Microsoft Office, com os quais você já está acostumado
  • Crie, edite e colabore em tempo real com planilhas totalmente compartilháveis e atualizadas a cada instante.

6. Apresentações do Google

Se o seu objetivo é criar apresentações em equipe, o Google Apresentações tem tudo o que você precisa!

Como uma das ferramentas do Google para empresas mais completas, ela permite criar e editar apresentações em slides.

Veja o que você e sua equipe podem fazer com essa ferramenta na sua empresa.

Recursos

  • Edição em tempo real: crie e edite apresentações online junto com sua equipe e cliente, criando bate-papos em tempo real com os comentários
  • Crie slides incríveis: crie slides do zero a partir de modelos incríveis e enriqueça o conteúdo com imagens, desenhos e efeitos de transição
  • Controle alterações: faça e desfaça alterações facilmente com o histórico de revisões ilimitado da ferramenta.

Dicas de uso

  • Você pode visualizar os arquivos do Google Apresentações em PCs, Macs, smartphones e tablets, ganhando tempo para se preparar para as reuniões
  • Libere e restrinja o acesso aos arquivos conforme desejar, usando as permissões para controlar a privacidade das apresentações
  • Explore todas as possibilidades de gráficos, diagramas, formas e animações para dinamizar sua apresentação.

7. Formulários

O Google Formulários é perfeito para fazer pesquisas e questionários com seu público, da forma mais fácil possível.

Você nunca mais vai querer usar outra ferramenta de survey depois de conhecer a plataforma do Google, que já vem integrada ao Documentos.

Veja como é fácil e vantajoso usar essa ferramenta.

Recursos

  • Facilidade de criação: crie um formulário escolhendo entre vários tipos de perguntas, em um sistema simples de arrastar e soltar os itens no layout
  • Aparência profissional: use as opções de template para enviar pesquisas com design profissional e coletar informações valiosas dos seus clientes
  • Resumos automáticos: confira as respostas em tempo real, em resumos automáticos que facilitam a compreensão.

Dicas de uso

  • Aproveite para adicionar imagens, vídeos e recursos personalizados às suas pesquisas
  • Use o Planilhas Google para analisar os resultados com mais eficiência
  • Analise os resultados em conjunto com a equipe, compartilhando os resultados do formulário.

Como usar as ferramentas do Google na sua empresa

Agora que você conhece as principais ferramentas do Google na sua empresa, já pode começar a implementá-las.

Siga os passos abaixo para aproveitar melhor os recursos.

1. Escolha as ferramentas essenciais

Primeiro, você deverá selecionar quais ferramentas são indispensáveis e desejáveis para sua empresa.

Como vimos, o Google oferece opções para se conectar com a equipe, criar e editar documentos, acessar arquivos e gerenciar dados e usuários.

2. Crie padrões junto com a equipe

Depois de selecionar os produtos, você pode começar pela implementação das ferramentas mais básicas, em sua versão pessoal.

Nessa fase, o importante é se reunir com a equipe para definir os novos padrões de trabalho, para que a transição seja tranquila e eficiente.

Aos poucos, você terá que abandonar os softwares tradicionais e levar todo o workflow para a nuvem. 

3. Teste a versão profissional

Quando todos estiverem prontos para trabalhar com as ferramentas do Google para empresas, você pode dar um passo adiante e testar o G Suite profissional por 14 dias grátis.

Há opções para empresas novas, pequenas e médias, e também para empresas grandes, com pacotes de ferramentas sob medida para as necessidades do negócio. 

4.  Escolha um plano adequado

O G Suite apresenta três opções de planos pagos que profissionalizam sua gestão:

  1. Basic: oferece um pacote de escritório profissional com 30 GB de armazenamento e direito ao Gmail, Hangout Meets, Agenda, Documentos e funções de segurança por R$ 24,30 por usuário ao mês.
  2. Business: oferece um pacote aprimorado com mais controles de administração e ambiente de desenvolvimento, além de armazenamento ilimitado, por R$ 45,90 por usuário ao mês.
  3. Enterprise: oferece um pacote premium com controles e recursos avançados por R$ 112,00 por usuário ao mês. 

Os preços são válidos até abril de 2020, então é melhor escolher o quanto antes para aproveitar todas as ferramentas do Google para empresas!

5. Use o Centro de aprendizagem

Se tiver dúvidas para usar suas ferramentas, você pode acessar a qualquer momento o Centro de aprendizagem do G Suite.

Lá, você encontra guias de treinamento, dicas e exemplos práticos para explorar seu pacote e alcançar um novo patamar de produtividade.

Mas não tem segredo: as ferramentas do Google são tão fáceis de usar quanto a conta Neon Pejota

Gostou de conhecer o poder das ferramentas do Google para as empresas?

Então, não se esqueça de comentar o que achou delas e compartilhar este post nas redes sociais!

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