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6 ferramentas para ser mais produtivo no dia a dia de freela

Marcos Berto

Hoje em dia lidamos com grandes volumes de informações, muitas conexões colaborativas (até mais digitais que pessoais) e sempre cheios de tarefas a fazer,  tanto nas nossas vidas pessoais como profissionais. Imagina então quando quem faz o nosso negócio acontecer somos nós mesmos!

Quem nunca esqueceu de mandar um e-mail para um cliente, ou acompanhar aquela entrega de um fornecedor, ou pagar aquele boleto que vencia hoje? Pois é, mas não precisa ser assim.

Ser produtivo no seu dia a dia não é tão utópico. Só demanda um pouco de organização, planejamento e disciplina. Aqui estão 5 dicas de apps que vão te dar um empurrãozinho nesse caminho:

1. Tira da cabeça e joga no Todoist

Coletar tudo que você precisa fazer ou acompanhar e colocar em uma lista é um alívio para a sua mente. O Todoist é uma super ferramenta que te ajuda a organizar suas tarefas e categorizá-las em projetos para uma melhor visualização e foi desenvolvida nos moldes dos conceitos do GTD (Getting Things Done - ferramentas de David Allen para fazer as coisas acontecerem).

Os projetos são úteis para coisas que demandem um grupo de tarefas, por exemplo, um grande trabalho para um cliente específico. Você ainda pode dizer quando fazer e qual a prioridade de cada uma das tarefas. Além do app você pode baixar também o plug-in do Chrome e acessar seus projetos pelo desktop. Dica: crie uma lista de projetos "descontraídos", com termos que chamem sua atenção e estimulem o uso.

2. Foco na sua floresta e no seu tempo

Há um tempo atrás o conceito de produtividade era associado àquela pessoa que fazia 10 coisas ao mesmo tempo e estava sempre ocupada. Hoje em dia sabemos que quanto mais focados em uma única atividade, melhor é a nossa performance.  Mas sempre temos demandas chegando de todos os lados, não? Para ajudar nisso, o Forest propõe a técnica do Pomodoro (períodos de foco total entre 25 e 30 minutos direto com pausas entre eles) em formato de game.

Quanto mais tempo focado... mais sua floresta cresce saudável. Afinal, "plantas" precisam de tempo para cultivo, assim como o precioso tempo com as nossas ideias e projetos.

Ela inclusive te ajuda na gestão das interrupções quando você combina uma parada para atender todo mundo e ainda planeja uma pausa para o café e um descanso.

3. Aproveita seu café mas não torra seu QualityTime

Os smartphones viraram muito mais que ferramentas, são parte de nós. Nossas vidas inteiras estão nesses aparelhos que cabem no bolso, mas temos que tomar muito cuidado com o seu uso. Uma pessoa chega a desbloquear o seu celular entre 180 a 200 vezes no dia e o tempo de uso soma mais que de 5 a 7h, principalmente por conta das redes sociais. Assustador não? Eu mesmo já medi e quase caí da cadeira.

Como? O QualityTime é um app que faz essa mensuração do uso diário, tanto do tempo de uso de cada app quanto dos desbloqueios. Ele também ajuda quem fica muito no celular, é só configurar um tempo máximo para cada aplicativo ou um total para o uso do celular e quantidade de desbloqueios que vão sendo alertados. Cuidado com os excessos e deixe para os momentos de intervalos.

4. Se eu fizer isso, porque não fazer aquilo!?

Tem tarefas que são sempre muito manuais, ainda mais quando o negócio ainda é pequeno. Você que cuida das finanças, clientes, fornecedores, produção ou execução do seu produto/serviço e tudo demanda um controle absurdo. Aquela corrida de Uber da visita ao cliente que você precisa lançar numa planilha de despesas ou aquele e-mail que quando recebido você precisa mover uma tarefa do Trello para finalizada, por exemplo.

"Se isso, então aquilo" é a tradução literal do app IFTTT (if this, than that) que tem vários applets para automatizar a sua vida com tarefas bem simples como essa de incluir uma linha em uma planilha se eu fizer algo. Vale dar uma explorada na lista de opções que eles oferecem e escolher aquela que mais vai te ajudar. Há uma infinidade de ligações entre aplicativos como Facebook, Trello, Gmail, Google Drive, etc.

5. Chega de enfeitar o monitor!

Notas, notas e mais notas coladas no seu monitor. Eu mesmo já forrei o meu com mil e uma anotações... até resolve, mas o desafio é encontrar o que precisa. Pra quem gosta do recurso das notas adesivas, por que não tentar o Google Keep?

Além de servir para o propósito de anotações rápidas de uma reunião, você pode registrar uma ideia para uma nova oportunidade do seu negócio, um dado relevante para analisar depois... e ainda consegue usar tags para categorizar, escolher a cor da nota, incluir caixas de seleção em lista (sabe a lista de suprimentos que você precisa da papelaria?) e incluir um lembrete. Visualmente o mesmo propósito de ter tudo à vista, mas sempre disponível no app e na web.

6. Deixa o trabalho fluir

Por menor que seja o seu negócio, é sempre bom estruturar o fluxo de trabalho . Quando bem planejado, não esquecemos nada que precisa ser feito, conseguimos ser mais efetivos e produtivos e o acompanhamento fica bem mais claro.

O Trello é uma ferramenta de quadro de fluxo de trabalho que te auxilia a organizar a sua demanda e te dá maior visibilidade de como seu trabalho está evoluindo. Nele, você cria as colunas baseadas nas etapas que deseja percorrer até que um trabalho esteja finalizado ou entregue, cria e arrasta suas tarefas entre as etapas, define prazos para cada uma delas, pode incluir marcadores etc. Além de todos esses benefícios, a produtividade do seu negócio vai te deixar bem mais competitivo.

Claro que para compromissos e tarefas que demandam mais atenção, o bom e velho calendário (seja aquele que já veio instalado no seu smartphone ou algum que você tenha baixado) sempre é uma boa pedida também para complementar esse kit de informações. Uma reunião ou até mesmo a preparação para ela (se for crucial para o seu negócio) requer uma dedicação maior.

Pequenos passos como estes contribuem para a sua evolução e para a do seu negócio!

Já conhece a Neon Pejota? É a nossa conta que tá aí pra ajudar a tirar sua empresa do papel!

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