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Descubra como usar as planilhas do Google em pequenas empresas

Time Neon

Se você quer aprender como usar as planilhas do Google para acelerar seu negócio, chegou ao lugar certo. Aqui você vai encontrar um guia com as principais vantagens, funcionalidades e passo a passo dessa ferramenta.

E existem bons motivos para usar as planilhas do Google.  Elas permitem trabalhar de forma colaborativa, acessar arquivos de qualquer lugar e aumentar a produtividade da equipe.

Outra vantagem é que o uso é relativamente simples. Ou seja: você não vai ter problemas e, em poucos dias, já vai registrar seus dados com facilidade. Além disso, o pequeno empreendedor pode usar as planilhas gratuitamente.

Gostou da ideia?

Então, continue lendo e descubra como usar as planilhas do Google no seu negócio.

O que são as planilhas do Google

As planilhas do Google são ferramentas oferecidas por meio do Sheets, um aplicativo do Google. Essas planilhas são criadas, gerenciadas e armazenadas diretamente na nuvem. Basta acessá-las por meio de um navegador ou usar o aplicativo mobile.

Elas oferecem diferentes funcionalidades para o usuário, como fórmulas para cálculos básicos e operações avançadas. Portanto, trata-se de um recurso útil para a gestão e as equipes, pois é possível criar planilhas de controle financeiro, marketing ou com informações de clientes, por exemplo.

Existem duas modalidades: planilha pessoal ou para empresa. A planilha pessoal é gratuita e permite colaborar com outras pessoas, além de ter acesso às funcionalidades.

Já a planilha para empresas faz parte do G Suite, pacote com diferentes ferramentas para produtividade e armazenamento na nuvem. Os preços variam entre R$ 24,30 e R$ 112 por mês, dependendo do plano.

Para o pequeno empreendedor, de maneira geral, a planilha pessoal gratuita oferece todos os recursos necessários.

Mas e se você já usa planilhas offline e não quer perder o conteúdo armazenado nelas? Não tem problema. Vários tipos de arquivo, como Excel, texto simples e CSV, podem ser exportados em formato de planilhas do Google  - e vice-versa.

Por que usar as planilhas do Google

Existem diferentes vantagens de usar as planilhas do Google ao invés de opções offline. Confira, abaixo, os principais benefícios de implementar essa ferramenta na empresa:

1. A planilha pode ser acessada de qualquer lugar

Um diferencial é que as planilhas do Google, por serem na nuvem, podem ser acessadas de qualquer lugar do mundo, a qualquer horário. Basta ter computador ou celular em mãos e abrir os documentos no navegador com acesso à internet.

Para o empreendedor que viaja frequentemente ou para quem faz home office, essa característica torna-se fundamental.

2. As informações são armazenadas com segurança

O armazenamento em nuvem protege as informações da planilha, garantindo que você não perca arquivos importantes.

Dessa forma, a empresa não fica suscetível ao corrompimento de arquivos ou a danos no computador, o que gera mais segura para o empreendedor.

3. É possível trabalhar em equipe

Outra vantagem é que as planilhas do Google permitem trabalhar de forma colaborativa.

É possível compartilhar o arquivo com outros membros da equipe a partir do e-mail e editar permissões de cada pessoa entre editar, comentar ou visualizar.

Sendo assim, todos os usuários com permissão acessam a planilha rapidamente, e podem acrescentar ou modificar dados e analisar as informações sem a necessidade de trocar arquivos por e-mail.

4. As alterações são visualizadas em tempo real

Todas as alterações feitas nas planilhas são salvas automaticamente na nuvem, desde que haja conexão com a internet.

Assim, qualquer usuário com acesso pode acompanhar, em tempo real, as modificações feitas por colegas. Também é possível conversar com os membros da equipe por meio de um chat no próprio documento.

Caso você não tenha internet no momento, ainda dá para salvar as informações no modo offline, até que a conexão seja estabelecida.

5. A produtividade aumenta

Uma vez que a troca de e-mails com arquivos é eliminada e os usuários acessam as planilhas rapidamente, há um ganho significativo de produtividade na equipe.

Isso ocorre principalmente porque não é preciso enviar os arquivos com modificações para os computadores de outras pessoas, já que tudo é armazenado na nuvem.

Funções para usar as planilhas do Google

Feitas as considerações sobre as vantagens de usar as planilhas do Google, é hora de entender quais são as funcionalidades mais importantes e úteis para as empresas. É justamente sobre elas que vamos falar nos próximos tópicos. Confira:

1. Aplicar filtros

Entre as funcionalidades das planilhas, está a aplicação de filtros de visualização, que selecionam os dados desejados pelo usuário. Assim, não é preciso olhar para a planilha como um todo, principalmente quando há muitas colunas e linhas.

Vamos supor que você tenha uma lista de clientes com os valores de suas respectivas compras e quer saber quantos deles já gastaram mais de 1.000 com produtos.

Você pode, então, aplicar esse valor como filtro e ter acesso direto aos nomes desses clientes.  

Na prática, a filtragem de dados melhora a visualização e, consequentemente, facilita a análise, diminui chances de erros e permite acesso rápido às informações.

2. Usar modelos pré-formatados

Se você não tem experiência em criar planilhas, temos uma boa notícia: o Google oferece modelos prontos, que você pode usar e personalizar conforme as necessidades.

Logo na página inicial do Google Sheets, é possível ter acesso a diferentes modelos, como lista de tarefas, orçamento mensal e anual para controlar gastos e agenda. Aí, basta escolher a planilha ideal para você, seguir as dicas de uso que já vêm com ela e começar a usar.

Além disso, você pode criar diferentes páginas dentro de uma mesma planilha, com várias seções referentes a um mesmo assunto, por exemplo.

3. Bloquear células específicas

Outra possibilidade é a de bloquear intervalos específicos da planilha para que nenhum usuário consiga modificá-los.

Com essa funcionalidade, você aumenta a segurança de informações essenciais que não devem ser alteradas, mas ainda permitindo que os colaboradores alterem outros dados. Para isso, acesse o menu de ferramentas e selecione a opção de proteger página. Depois, selecione na planilha a página ou o intervalo a ser bloqueado.

4. Obter novas ideias

Outra ferramenta interessante é o botão "Explorar", que ativa a inteligência artificial do Google em busca de tendências, gráficos e visualizações personalizáveis.

Então, na prática, você pode obter ideias a partir dos dados armazenados na planilha.

5. Converter dados de formulários e pesquisas em planilha

Para quem faz formulários e pesquisas com os funcionários e consumidores, o Google permite criar e integrar os dados de forma instantânea. Assim, você não precisa preencher cada informação na planilha  - o que seria uma atividade repetitiva, demorada e suscetível a erros.

Com a integração, as respostas são automaticamente armazenadas na planilha, e você já pode analisar os dados.

6. Recuperar histórico de revisões

Ao usar as planilhas do Google, você também pode analisar o histórico de alterações em cada arquivo, sabendo quem foi responsável por cada mudança.

Também é possível recuperar versões antigas, o que é útil no caso de um usuário ter preenchido informações incorretas na versão atual.

7. Criar gráficos

Por fim, vale mencionar que é possível criar gráficos automaticamente a partir dos dados inseridos na planilha.

Na prática, essa funcionalidade otimiza a análise de informações, que embasam a tomada de decisão.

Como usar as planilhas do Google

Se você está convencido a usar as planilhas do Google, é hora de partir para a ação. Não é difícil começar. Para isso, basta ter um e-mail do Google.

Mas, para ajudar, criamos um guia básico abaixo para você dar seus primeiros passos.

Vamos ao passo a passo!

1. Acesse o Google Sheets

O primeiro passo é acessar a tela inicial do Planilhas no Google Sheets. Simples assim.

2. Crie uma planilha

Aí, você já tem acesso aos modelos pré-formatados, ou pode criar uma planilha do zero.

Ao clicar na opção desejada, você será direcionado para a planilha e já pode começar a usar.

3. Edite e formate a planilha

O terceiro passo é editar e formatar a planilha conforme a sua necessidade.

Insira colunas e linhas e preencha com os dados. É possível ainda adicionar diferentes cores, fontes e tamanhos de letra em cada intervalo.

Você também pode criar pastas para os setores da empresa e armazenar as planilhas dentro delas.

Faça a sua personalização!

4. Use as fórmulas e recursos

Como vimos, as planilhas do Google oferecem fórmulas que podem ser aplicadas aos dados e diferentes recursos, como a possibilidade de criar gráficos.

O Google oferece um guia básico para adicionar fórmulas e funções, que você pode consultar até aprender os comandos.

5. Compartilhe com a equipe

Por fim, compartilhe as pastas e planilhas com os membros da equipe. Para isso, clique em "Compartilhar" e informe o e-mail do usuário e a permissão desejada: editar, ver ou comentar.

Aí, pronto. Já é possível começar o trabalho colaborativo e usar todas as funcionalidades. Viu como é fácil? Agora você já sabe como usar as planilhas do Google.

Na prática, você verá como esse recurso aumenta a produtividade da equipe 😉

Gostou dessas dicas? Então, compartilhe com os seus colegas e colaboradores para que todos conheçam a ferramenta. Se ficou com alguma dúvida, comente abaixo.

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