Se você também se pergunta “como controlar as finanças da empresa?”, aqui vamos te mostrar algumas dicas que podem te colocar no caminho certo.
Afinal, a gestão financeira é uma das principais dúvidas dos empreendedores, especialmente os iniciantes que têm poucos recursos e muitas responsabilidades.
Muitas vezes, falta tempo e conhecimento para gerenciar uma planilha de fluxo de caixa, projetar pagamentos e recebimentos, controlar os custos e ainda pensar em investimentos.
Por isso, preparamos esse artigo com diversas informações para empreendedores que querem tomar as rédeas do negócio e crescer de forma saudável e consistente!
Ficou interessado em aprender mais sobre o assunto?
Então continue lendo e veja como gerenciar as finanças do seu negócio com mais eficiência!
A importância de controlar as finanças da empresa da forma certa
Uma boa administração das finanças da empresa é essencial para a sobrevivência e a longevidade do negócio, afinal, quando você faz uma boa gestão financeira consegue crescer melhor e mais rápido.
Afinal, com os olhos atentos aos números dá para identificar oportunidades de investimento, cortar custos desnecessários, ganhar descontos por pagar à vista, conquistar a confiança de colaboradores e fornecedores e muito mais.
Só que essa organização não é uma missão fácil, ainda mais para pequenas empresas.
Fluxo de caixa, emissão de notas fiscais, emissão de boletos, conferência de contas a receber e pagar, projeção de vendas, análise do faturamento, custos por cliente, custos por projeto, enfim.
Por isso é fundamental criar uma estratégia eficiente para administra o dinheiro da empresa e evitar que problemas inesperados comprometam a saúde financeira do negócio. É justamente isso que explicaremos ao longo deste artigo.
Principais desafios ao fazer a gestão financeira de um negócio
Saber como controlar as finanças de uma empresa é um passo essencial para ter sucesso no empreendedorismo. Afinal, a falta de caixa é uma realidade comum no início do negócio e a única forma de crescer é alcançar o equilíbrio e investir na expansão da empresa.
No entanto, os desafios já começam na captação de recursos e passam por toda a gestão financeira, já que muitas vezes o empreendedor assume a tarefa de cuidar bem do dinheiro (além de todas as outras responsabilidades).
Para quem não tem familiaridade com os números e com o ciclo financeiro do negócio, esse começo pode ser ainda mais difícil. Mas com algumas medidas simples, mantendo a disciplina e usando as ferramentas certas é possível preservar o caixa da empresa e planejar investimentos para crescer.
É dessa forma que as MPMEs (micro, pequenas e médias empresas) vêm avançando no Brasil e conquistando seu espaço na economia. Por isso, cabe aos empreendedores guiar seu negócio na direção certa para aproveitar as oportunidades do mercado.
Erros comuns ao administrar o dinheiro da empresa
A tecnologia tornou o controle das finanças mais fácil para as empresas, mas não eliminou totalmente a possibilidade de erros.
Alguns deles podem ter impacto significativo na saúde financeira de uma empresa e abaixo elencamos os principais deles:
- Falta de registro: a inexistência de um controle rígido dos pagamentos feitos e recebidos sobre o fluxo de caixa é um erro que pode ser fatal
- Omissão de informações à contabilidade: a falta de comunicação adequada com o contador pode acarretar erros, multas e sanções
- Planejamento inadequado dos custos: alguns empreendedores ainda fazem esboços de custos muito simplórios, que se revelam distantes da realidade posteriormente. Isso pode ter impacto profundo nas finanças da empresa
- Misturar contas pessoais e da empresa: esse tipo de erro é comum para empresas que estão começando, mas deve ser evitado a todo custo
- Não usar a tecnologia: se você ainda recorre ao papel, está perdendo tempo e, possivelmente, dinheiro
- Não buscar ajuda: nem sempre dá para resolver tudo sozinho. Por isso, se tiver problemas com as finanças da empresa, converse com seu contador
Depois de conhecer alguns dos principais erros ao cuidar das finanças, que tal descobrir algumas ferramentas que podem facilitar sua rotina administrativa?
É o que veremos a seguir.
Ferramentas para organizar as finanças da empresa
Felizmente, a tecnologia trouxe uma infinidade de ferramentas para poupar tempo e dores de cabeça aos gestores em suas tarefas financeiras diárias.
Confira abaixo algumas soluções que podem acelerar o controle do dinheiro.
Planilhas
As planilhas são ótimas ferramentas para gerenciar as finanças de pequenos negócios.
Elas permitem armazenar, compartilhar e atualizar facilmente dados do fluxo de caixa mensal e diário, fazer projeção de receitas, controlar contas a pagar e receber, fazer cotações, anotar custos, entre outros.
A simplicidade dessa ferramenta permite que você acompanhe o progresso da sua empresa com facilidade. E, dependendo da configuração do seu negócio, dá para implementar funções e integrações que turbinam ainda mais as planilhas.
Uma boa dica é investir nas planilhas online, que podem ser acessadas de qualquer dispositivo, são fáceis de atualizar e contam com recursos poderosos de compartilhamento e colaboração.
Software de gestão financeira
As planilhas são um passo importante, mas talvez você já esteja em uma fase mais avançada e precise de um software de gestão.
Essa solução é adequada principalmente para empresas de pequeno e médio porte, ajudando a gerenciar contas a pagar, contas a receber, gerenciamento de caixa e controle de pedidos, por exemplo.
Dependendo do software escolhido, é possível integrá-lo a outros aplicativos de negócios, como CRM, folha de pagamento ou sistemas de faturamento de notas fiscais.
Algumas alternativas à disposição são online e integram várias áreas da empresa, passando pela emissão da nota, fluxo de caixa, conciliação bancária, estoque, faturamento e até comunicação direta com a contabilidade.
Armazenamento na nuvem
Com o armazenamento na nuvem, você pode ter todos os documentos em um só lugar — acessíveis por qualquer dispositivo e por qualquer pessoa autorizada.
Nesse ambiente, dá para organizar notas fiscais, separar os extratos bancários, reunir as planilhas de fornecedores, entre outros.
Soluções como as da Google e da Microsoft oferecem grande segurança, bastante espaço para os arquivos e integração com outras ferramentas.
Software de gestão de tarefas
Aplicativos de tarefas e projetos como Trello e Asana podem ser uma mão na roda para as rotinas administrativas das finanças da empresa.
Com ferramentas assim fica fácil organizar o que precisa ser feito e ver todas as ações necessárias, atribuindo responsáveis, agregando links e criando checklists.
Veja aqui como usar o Trello passo a passo para acelerar seus projetos.
Agora que você já viu qual a importância de gerenciar o dinheiro do negócio, quais são os principais desafios, erros comuns e ferramentas que podem te ajudar, vamos mostrar o passo a passo sobre como administrar as finanças da empresa.
Como controlar as finanças da empresa em 13 passos
1. Tenha um plano de negócios
O plano de negócios é o princípio de tudo, pois este é o documento que vai nortear todo o desenvolvimento e crescimento do empreendimento.
Muita gente começa a tocar a empresa sem contar com esse instrumento de gestão, mas essa é uma decisão equivocada. Ele vem antes da gestão e da administração das finanças, porque serve de base de sustentação para todo o empreendimento.
Nele você vai tratar dos fundamentos da empresa:
- Quais são os valores
- A missão
- Os objetivos
- A proposta de valor
- A concorrência
- O cenário do produto ou serviço no mercado
- Projeções iniciais de faturamento e custos
E muito mais. Por isso, se você ainda não providenciou o seu plano de negócios, esta é a hora.
2. Consulte um contador
Antes de formalizar sua empresa, o contador deve fazer o planejamento tributário do negócio, pois isso terá impacto direto nos resultados. E mais: além das questões fiscais e tributárias, a contabilidade pode auxiliar em assuntos financeiros importantes.
Vale a pena tratar o contador como um aliado do seu negócio, já que esse profissional tem grande familiaridade com números e pode oferecer insights importantes sobre seus balanços, custos, faturamento e oportunidades de melhoria operacional.
Ele é a pessoa certa para consultar se você está em dúvida na hora de expandir seu negócio ou quando pensa em tomar um empréstimo, por exemplo.
3. Separe as contas pessoais das despesas da empresa
Embora seja um erro comum no início, misturar as contas pessoais às da empresa pode causar prejuízos sérios e a confusão nos números se torna ainda mais perigosa à medida que o negócio cresce.
Por isso, é importante adotar uma separação total de contas desde o início e estabelecer um pró-labore para que o gestor possa fazer retiradas mensais programadas.
Assim, você não mistura as finanças e consegue ter uma visão mais clara da situação do seu negócio, além de se prevenir de problemas com o fisco devido às movimentações irregulares.
Da mesma forma, não é interessante investir todo o seu capital na empresa, pois o recomendado é sempre diversificar suas aplicações para ter mais segurança no seu patrimônio.
Neste artigo explicamos como você pode separar as despesas pessoais das contas da empresa.
4. Crie uma conta PJ digital
Para separar bem as finanças da empresa e as contas pessoais, é essencial criar uma conta PJ e as melhores opções hoje são as contas digitais, pois oferecem agilidade, praticidade e custo baixo.
Com a MEI Fácil, por exemplo, você terá auxílio para emitir nota fiscal, pagar o boleto MEI e muito mais! Tudo em uma plataforma completa e 100% online.
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5. Monte um fluxo de caixa e faça projeções
O ponto de partida da gestão financeira em qualquer empreendimento é controlar o caixa, ou seja, registrar e monitorar todas as entradas e saídas, além de conferir as vendas e o saldo diariamente.
Sem um fluxo de caixa adequado, o gestor não sabe em que ponto o negócio se encontra e não tem informações suficientes para tomar decisões.
Com esse registro dá para saber o que falta ser pago à empresa (e cobrar, se for o caso), verificar todos os custos do negócio (e cortar, quando necessário) e se preparar para as próximas semanas e os próximos meses.
Por exemplo, as entradas podem ser recebimentos pelas vendas, rendimentos de aplicações ou depósitos de sócios, enquanto as saídas são pagamentos de fornecedores, despesas para manutenção da empresa e quaisquer retiradas.
Com essas informações em mãos, você pode montar uma planilha de fluxo de caixa e observar como seu negócio funciona, analisando a relação entre as receitas e despesas. Além disso, você também conseguirá começar a olhar para o futuro e fazer sua projeção de caixa.
Isso significa, basicamente, analisar seu histórico de movimentações e prever como será o próximo mês. Essa é a essência da gestão financeira: prever os eventos futuros para aproveitar oportunidades e minimizar riscos financeiros.
Afinal, se você conhece os valores médios recebidos mensalmente e as despesas que estão por vir, saberá como agir para garantir os pagamentos em dia e um caixa sempre no azul.
Veja aqui como manter as finanças do negócio organizadas com um fluxo de caixa.
6. Elabore seu plano de contas e levante todos os custos e despesas
Quando você começar a acompanhar o caixa da empresa, vai perceber que existem padrões nas entradas e saídas de dinheiro. Logo, você precisa saber exatamente quais são as contas a pagar e a receber no seu negócio, concorda?
Para isso, existe o plano de contas, que nada mais é do que uma classificação das diferentes movimentações financeiras que ocorrem na sua empresa.
Para elaborar o seu, basta separar as receitas e despesas/custos que você identificou em categorias como recebimentos de vendas, despesas operacionais, impostos, comissões, pró-labore, salários etc.
Além disso, é fundamental para a gestão de pequenos negócios determinar quais pagamentos/recebimentos são à vista ou a prazo.
Em relação aos gastos, os mais comuns são:
- Custos fixos: são custos que não se alteram conforme o volume de produção e vendas da empresa, pois são permanentes para seu funcionamento, como o aluguel do escritório, salários, serviços de manutenção etc.
- Custos variáveis: são custos que variam de acordo com o nível de produção e vendas, como matérias-primas, impostos, fretes e comissões
Há outras formas de classificação que separam os custos operacionais dos custos de produção, por exemplo, ou mesmo separam custos (gastos diretamente relacionados à atividade-fim) das despesas (gastos que não têm ligação direta com a atividade-fim, como os administrativos).
No caso, você pode categorizar da forma que funcionar melhor para o seu negócio e criar seus próprios centros de custo.
7. Defina seu capital de giro
Depois de dominar o fluxo de caixa, você precisa determinar qual o capital de giro necessário para sua empresa se manter e crescer de forma sustentável.
Essa reserva em caixa é composta pelas contas que têm “giro”, ou seja, fazem parte do dia a dia e sustentam as operações do negócio, como pagamentos de fornecedores, estoques e salários.
Em alguns momentos, sua empresa terá mais giro do que fontes de receita — e tudo bem, desde que você tenha capital de giro suficiente para cobrir as contas nesse período. Logo, você precisa saber o valor ideal para manter em caixa para conseguir honrar os compromissos da empresa até os próximos recebimentos.
Esse é o capital de giro, que deve ser suficiente para sustentar a empresa no intervalo entre o pagamento das contas e o recebimento das vendas.
8. Use a tecnologia
Como vimos, planilhas e softwares de gestão e de tarefas podem ser uma mão na roda para os empreendedores.
Com essas ferramentas, fica mais fácil fazer a gestão financeira do negócio sem esquecer da operação e da estratégia da empresa. Então, sempre que possível, invista em automações e integrações para perder o mínimo tempo possível em tarefas manuais e repetitivas.
No mercado, você vai encontrar softwares e aplicativos que automatizam tarefas como a conferência do fluxo de caixa, controle de contas a pagar e a receber, emissão de boletos e geração de relatórios completos, para citar apenas alguns exemplos.
9. Planeje o crédito com sabedoria
A tomada de crédito é um capítulo importante em qualquer guia sobre como controlar as finanças da empresa, afinal, em vários momentos um financiamento é essencial para viabilizar a expansão dos negócios.
Mas qualquer crédito envolve juros e compromissos futuros que precisam ser bem planejados e estudados. Por isso, nessa hora é bom ter bastante prudência, pois um passo em falso pode causar estragos nos resultados da empresa.
Então, ao planejar um empréstimo, faça um estudo detalhado de como o dinheiro será usado e como será pago. Pegar dinheiro emprestado para capital de giro, por exemplo, é um sinal de alerta para a sustentabilidade do negócio.
Em situações assim, fique muito atento ao Custo Efetivo Total (CET) e às condições de pagamento e já estabeleça quais ações serão tomadas para o pagamento das parcelas.
10. Controle o estoque
O estoque tem tudo a ver com as finanças e é um grande gargalo em algumas empresas.
Lembre-se de que as matérias-primas e produtos ali armazenados são ativos, valem dinheiro e fazem parte, portanto, dos esforços de administração, de modo que perdas com produtos vencidos ou furtados podem custar caro.
Então, seja com uma planilha ou um software de gestão, a atenção ao estoque deve ser total. Esse controle também é crucial para administrar as finanças de uma empresa, pois garante a eficiência operacional e elimina desperdícios.
No caso, o objetivo é manter um giro de estoque adequado, evitar que itens fiquem parados e, ao mesmo tempo, assegurar a disponibilidade de produtos para venda.
Quanto mais alinhado o estoque estiver com as vendas e o financeiro, mais ágil será o ciclo econômico da empresa e melhor será a qualidade dos serviços ao consumidor.
11. Fique de olho no longo prazo
Um dos maiores aliados da administração financeira da empresa é o longo prazo.
Com uma perspectiva de semanas e meses à frente, você pode organizar melhor as contas a pagar e receber, montar o capital de giro e fazer a projeção de investimentos.
Para isso, é essencial organizar um planejamento financeiro que permita identificar e monitorar tudo que você já sabe das contas da empresa no futuro.
Assim, ficará mais fácil se preparar para emergências e tomar as medidas necessárias quando for preciso.
12. Conte com uma reserva de segurança
Nem sempre pequenas empresas mantêm uma reserva de dinheiro para o futuro. Porém, assim como na sua vida pessoal, essa parte das finanças serve para situações extraordinárias e pode ser a salvação em momentos de crise.
Por isso, a reserva deve ser alocada em aplicações de liquidez alta, ou seja, que podem ser resgatadas rapidamente sem perda de valor. Uma alternativa de investimento é o CDB (Certificado de Depósito Bancário), uma opção comum em bancos e corretoras.
Há a cobrança de IOF (de 96% no primeiro dia a 0% depois de 30 dias) se você resgatar rápido e a cobrança de IR em qualquer momento, em uma alíquota que parte de 22,5% (menos de 180 dias) e cai para 15% no longo prazo (mais de 720 dias).
13. Invista o dinheiro
Dinheiro parado perde valor por causa da inflação. Então, sempre que puder, invista o dinheiro da empresa para que os juros trabalhem a seu favor (e não o contrário).
Há muitas opções de aplicações para empresas com riscos variados. Por exemplo, existem fundos de renda fixa com baixo risco que aplicam em títulos do Tesouro Direto e crédito privado.
Nesse caso, o retorno pode variar bastante e é calculado em relação ao CDI (Certificado de Depósito Interbancário, que é a taxa de juros entre bancos e segue de perto a Selic, taxa básica de juros da economia brasileira).
Ao investir, vale ficar atento a estes aspectos:
- Rendimento(prefixado ou pós-fixado)
- Liquidez (capacidade de resgate sem perda de valor)
- Impostos (na renda fixa, há o IOF para aplicações inferiores a 30 dias e o IR, que incide apenas sobre o rendimento, com alíquotas regressivas)
Como são muitos detalhes, é importante considerar que, se você nunca investiu na pessoa física, deve agir com extrema cautela ao pensar em aplicar na pessoa jurídica.
Agora que você já sabe tudo sobre gestão financeira e administração de empresas, basta colocar em prática o que você aprendeu aqui.
Não é uma tarefa simples, mas o importante é dar os primeiros passos para garantir a saúde do negócio.
Quer se inspirar? Veja 7 histórias de empreendedores de sucesso que você precisa conhecer.
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