Logo_neon-degrade
ABRA SUA CONTA

Para que serve o certificado digital e por que vale a pena?

Time Neon

Você já se perguntou para que serve o certificado digital e se vale a pena ter um? Muitos empreendedores se depararam com a obrigatoriedade desse documento eletrônico, que é exigido para alguns tipos de empresa que precisam emitir NF-e e acessar os sistemas fiscais e trabalhistas do Governo.

Mas, mesmo quem não é obrigado a emitir está descobrindo as vantagens de ter sua identidade virtual, como assinar documentos pela internet, desburocratizar processos e se proteger de fraudes.

Quer entender para que serve o certificado digital e como emitir o seu? Siga a leitura e descubra o que você tem a ganhar com esse documento!

O que é e para que serve o certificado digital

O certificado digital é uma identidade digital para pessoas físicas e jurídicas que permite a realização de transações online com garantia de autenticidade. Na prática, funciona como um CPF ou CNPJ digital, que proporciona validade jurídica às operações realizadas pela internet e protege contra fraudes.

Esse documento eletrônico pode ser usado para autenticar transações comerciais e contratuais entre empresas, fornecedores, clientes e parceiros na internet, além de facilitar os trâmites burocráticos com o Governo (especialmente com o Fisco).

Com um certificado digital, você pode:

  • Assinar e enviar documentos pela internet;
  • Emitir passaportes, carteiras de habilitação e diplomas universitários;
  • Realizar transações bancárias;
  • Assinar a nota fiscal eletrônica (NF-e), conhecimentos de transporte eletrônico (CT-e) e Manifesto do Destinatário;
  • Assinar escriturações contábeis e fiscais;
  • Enviar declarações de imposto de renda à Receita Federal;
  • Prestar informações no sistema eSOcial;
  • Fazer login em ambientes restritos com total segurança.

Ou seja: é uma maneira prática e segura de desburocratizar processos e resolver tudo pela internet, economizando na papelada e nas idas ao cartório. 

No Brasil, os certificados digitais estão disponíveis desde 2001, quando foi criada a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil), que viabiliza a emissão dos documentos para a identificação virtual do cidadão.

Entre setembro de 2017 e setembro de 2018, a emissão de certificados digitais cresceu 21,8% no País, ultrapassando os 4,1 milhões de documentos emitidos, de acordo com dados da ICP-Brasil publicados no Legado Brasil.

Esse aumento se deve à ampliação dos serviços públicos virtuais no País, e indica que os empreendedores estão digitalizando cada vez mais seus processos.

Quem pode usar o certificado digital?

Qualquer pessoa ou empresa pode ter um certificado digital, que passa a ter a mesma validade do seu CPF ou CNPJ original — que deve estar regularizado. No entanto, o documento é obrigatório para empresas que precisam emitir nota fiscal eletrônica ou são optantes pelo regime tributário de Lucro Presumido ou Lucro Real, por exemplo.

As empresas com mais de três funcionários optantes pelo Simples também precisam do certificado digital para entregar suas informações trabalhistas (eSocial), previdenciárias (Guias do FGTS) e fiscais pela internet.

Para empresas com 20 ou mais funcionários, o documento é exigido no envio de dados do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED). Mas, mesmo as organizações que não se encaixam nesses grupos, como os próprios MEIs (Microempreendedores Individuais), costumam emitir o certificado digital para facilitar suas transações online e se proteger de fraudes.

Da mesma forma, pessoas físicas que querem agilizar o envio de contratos e documentos pela internet só têm a ganhar com uma assinatura digital própria.

Para que serve o certificado digital de cada tipo

Para entender para que serve o certificado digital, é importante conhecer seus diferentes tipos (recursos) e versões (finalidades).

Em relação aos tipos, você pode escolher entre dois principais:

  • Certificado A1: tem validade de 1 ano e pode ser instalado em várias máquinas simultaneamente, com possibilidade de acesso de qualquer lugar e dispositivo, além de ser integrado à NF-e e exigir a senha uma única vez;
  • Certificado A3: tem validade entre 1 e 5 anos e é mais barato, mas exige um dispositivo móvel (cartão, token ou pen drive) e só pode ser usado em um computador por vez, além de exigir a senha em todos os acessos.

Atualmente, algumas autoridades certificadoras também oferecem opções de certificados digitais na nuvem e armazenados em dispositivos móveis.

Já em relação às versões, estão são algumas disponíveis:

  • e-CPF: é a versão eletrônica do CPF, que permite acessar serviços públicos virtuais como o eSOcial, e-CAC (Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte) e Receitanet, entre outros sistemas e transações;
  • e-CNPJ: é a versão eletrônica do CNPJ, que permite acessar os sistemas públicos como e-CAC, Receitanet e emissor do DAS (Documentos de Arrecadação do Simples Nacional), além de viabilizar o cadastro no INPI e assinaturas contratuais;
  • NF-e: permite a emissão de notas fiscais eletrônicas, obtenção do GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), emissão de DANFE (Documento Auxiliar na Nota Fiscal Eletrônica), entre outros serviços fiscais.

Existem ainda produtos específicos como o e-Saúde, voltado a profissionais da saúde que precisam assinar prescrições médicas online, e o e-Jurídico, usado por advogados para realizar processos online.

Como obter seu certificado digital: passo a passo

Agora que você sabe para que serve o certificado digital e quais são as vantagens, é só seguir o passo a passo para obter o seu.

Acompanhe nosso guia rápido.

1. Escolha uma das Autoridades Certificadoras (ACs)

A ICP-Brasil atua como uma autoridade certificadora raiz (AC-Raiz) que credencia várias autoridades e prestadores de serviços pelo País.

Logo, você precisa escolher uma dessas autoridades certificadoras (públicas ou privadas) para obter seu certificado digital, a partir da lista divulgada pelo órgão.

Entre as mais populares estão a Caixa Econômica Federal, Serasa Experian, Receita Federal do Brasil e Certisign.

2.  Selecione o certificado digital mais adequado

Ao pesquisar sobre as autoridades certificadoras, você vai encontrar várias opções de certificados digitais, com diferentes preços, formas de armazenamento e formas de pagamento.

Como vimos, são muitos tipos e versões disponíveis, e cabe a você escolher qual atende às suas necessidades.

Com o avanço do mercado, já é possível encontrar combos de e-CPF e e-CNPJ, diversas opções de mídias criptográficas, opções de arquivo na nuvem, entre outras facilidades.

Em relação ao preço, varia conforme o tipo e validade do certificado digital. Um e-CPF para celular com validade de 12 meses, por exemplo, pode custar menos de R$ 100,00, enquanto um e-CNPJ de 60 meses chega a quase R$ 700,00. Mas, no geral, os preços variam entre R$ 200,00 e R$ 500,00.

 3. Providencie a documentação necessária

Para adquirir seu certificado digital, você terá que apresentar a documentação exigida pelas autoridades certificadoras.

Para pessoa física, as empresas costumam solicitar os seguintes documentos:

  • Carteira de identidade;
  • Carteira Nacional de Habilitação;
  • Passaporte;
  • Cadastro de Pessoa Física (CPF);
  • Documentos opcionais como PIS, PASEP e Título de Eleitor (apenas se o solicitante desejar).

Caso a pessoa física queira acessar o programa Conectividade Social da Caixa Econômica Federal, será preciso apresentar também o número do Cadastro de Atividade Econômica da Pessoa Física (CAEPF) ou do Cadastro Específico do INSS (CEI).

Para pessoa jurídica, os documentos exigidos são:

  • Documento de constituição, que pode ser o estatuto, contrato social ou requerimento de empresário (no caso do MEI);
  • Alterações contratuais, se houver;
  • Cartão do CNPJ emitido um dia antes da validação presencial;
  • Documentação dos representantes legais.

4. Adquira o certificado e agende a validação

O próximo passo é preencher seus dados no site da autoridade certificadora e fazer o pagamento do certificado digital. Depois, será necessário agendar uma validação presencial, pois o comparecimento é obrigatório para emitir o documento eletrônico.

Na validação, você deverá apresentar toda a documentação, cadastrar dados biométricos e assinar alguns termos.

5. Aguarde a entrega do seu certificado

Após a validação presencial, seu certificado será emitido em algumas horas ou dias, dependendo do tipo escolhido e da empresa responsável. No caso do certificado A1, você receberá um link de emissão via e-mail para baixar seu arquivo.

Se for um certificado do tipo A3 com mídia criptográfica (cartão/token), você deverá retirar o dispositivo no local da validação.

Afinal: vale a pena ter um certificado digital?

Mesmo que você não esteja na lista de obrigatoriedade do certificado digital, o documento pode valer muito a pena — principalmente para empresas.

Basta pensar nas horas perdidas com deslocamentos, impressão de documentos, filas de cartórios e repartições públicas para entender porque a identidade digital otimiza seu tempo e aumenta a produtividade.

Outro ponto é que qualquer empresa ganha mais credibilidade nas suas transações via internet quando tem um certificado digital, que transmite confiança aos clientes e parceiros.

Além disso, no cálculo final, o preço do certificado pode ser menor que os custos e horas de trabalho perdidas com a burocracia.

É a mesma lógica da conta digital: você se livra das filas e da papelada dos bancos tradicionais e pode resolver todas as transações online, a qualquer hora e lugar.

Com a tendência da digitalização, você só tem a ganhar com essas soluções online que simplificam sua vida e a gestão do seu negócio.

E aí, entendeu para que serve o certificado digital e como emitir o seu? Então deixe um comentário contando para que pretende usar sua identidade virtual e compartilhe este texto!

Leia mais:

+ Descubra o que é IPCA e como ele impacta sua vida financeira

+ Como conseguir os primeiros clientes: 7 estratégias para o seu negócio

+ O que é 5W2H e como aplicar esse plano de ação

Comentários