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Como administrar as finanças de uma pequena empresa em 7 passos (guia)

Time Neon

Como controlar as finanças de uma pequena empresa e garantir o crescimento do negócio? Essa é uma das principais dúvidas dos empreendedores iniciantes, que têm poucos recursos e muitas responsabilidades.

Muitas vezes, falta tempo e conhecimento para gerenciar uma planilha de fluxo de caixa, projetar pagamentos e recebimentos, controlar os custos e ainda pensar em investimentos.

Por isso, resumimos o essencial da gestão financeira para PMEs em um guia rápido e descomplicado.

Se o seu objetivo é controlar as finanças de uma pequena empresa, é melhor ler até o final para começar do jeito certo.

Vamos lá?

Como controlar as finanças de uma pequena empresa: os desafios

Saber como controlar as finanças de uma pequena empresa é um passo essencial para ter sucesso no empreendedorismo. Afinal, a falta de caixa é uma realidade comum no início do negócio, e a única forma de crescer é alcançar o equilíbrio e investir na expansão da empresa.

No entanto, os desafios já começam na captação de recursos e passam por toda a gestão financeira, já que o empreendedor, muitas vezes, assume a tarefa de cuidar bem do dinheiro (além de todas as outras responsabilidades).

Para quem não tem familiaridade com os números e com o ciclo financeiro do negócio, esse começo pode ser ainda mais difícil. Mas, com algumas medidas simples, é possível manter a saúde financeira da empresa e planejar investimentos para crescer - com um pouco de disciplina e as ferramentas certas.

É dessa forma que as MPMEs (micro, pequenas e médias empresas) vêm avançando no Brasil e conquistando seu espaço na economia e cabe aos empreendedores guiar seu negócio na direção certa para aproveitar as oportunidades do mercado.

7 passos para controlar as finanças de uma pequena empresa

Para entender como controlar as finanças de uma pequena empresa, é preciso seguir alguns passos essenciais que nem sempre estão claros para os empreendedores.

Veja como assumir as rédeas do seu negócio!

1. Comece separando as finanças pessoais do caixa da empresa

O primeiro passo para controlar as finanças de uma pequena empresa é separar o dinheiro pessoal do caixa.

Isso significa ter uma conta jurídica específica para a empresa e determinar um valor fixo para o seu pró-labore, evitando fazer retiradas para uso pessoal.

Assim, você não mistura as finanças e consegue ter uma visão mais clara da situação do seu negócio, além de prevenir problemas com o fisco devido às movimentações irregulares.

Da mesma forma, não é interessante investir todo o seu capital na empresa, pois o recomendado é sempre diversificar suas aplicações para ter mais segurança no seu patrimônio.

2. Controle seu fluxo de caixa

O ponto de partida da gestão financeira em qualquer empreendimento é controlar o caixa, ou seja, registrar e monitorar todas as entradas e saídas, além de conferir as vendas e o saldo diariamente.

Por exemplo, as entradas podem ser recebimentos pelas vendas, rendimentos de aplicações ou depósitos de sócios, enquanto as saídas são pagamentos de fornecedores, despesas para manutenção da empresa e quaisquer retiradas.

Com essas informações em mãos, você pode montar uma planilha de fluxo de caixa e observar como seu negócio funciona, analisando a relação entre as receitas e despesas.

3. Elabore seu plano de contas

Quando você começar a acompanhar o caixa da empresa, vai perceber que existem padrões nas entradas e saídas de dinheiro. Logo, você precisa saber exatamente quais são as contas a pagar e a receber no seu negócio, concorda?

Para isso, existe o plano de contas, que nada mais é do que uma classificação das diferentes movimentações financeiras que ocorrem na sua empresa.

Para elaborar o seu, basta separar as receitas e despesas/custos que você identificou em categorias como recebimentos de vendas, despesas operacionais, impostos, comissões, pró-labore, salários etc.

Além disso, é fundamental para a gestão de pequenos negócios determinar quais pagamentos/recebimentos são à vista ou a prazo.

4. Levante todos os custos e despesas

Para controlar as finanças de uma pequena empresa, é preciso dar especial atenção aos custos e despesas.

Existem vários tipos de gastos necessários à operação do negócio, mas vamos considerar os mais comuns:

  • Custos fixos: são custos que não se alteram conforme o volume de produção e vendas da empresa, pois são permanentes para seu funcionamento, como o aluguel do escritório, salários, serviços de manutenção etc.
  • Custos variáveis: são custos que variam de acordo com o nível de produção e vendas, como matérias-primas, impostos, fretes e comissões.


Há outras formas de classificação que separam os custos operacionais dos custos de produção, por exemplo, ou mesmo separam custos (gastos diretamente relacionados a atividade-fim) das despesas (gastos que não têm ligação direta com a atividade-fim, como os administrativos).

No caso, você pode categorizar da forma que funcionar melhor para o seu negócio e criar seus próprios centros de custo, com o auxílio do seu contador.

5. Faça a projeção de caixa

Com o seu plano de contas e fluxo de caixa organizados, você já pode começar a olhar para o futuro e fazer sua projeção de caixa.

Isso significa, basicamente, analisar seu histórico de movimentações e prever como será o próximo mês.

Essa é a essência da gestão financeira: prever os eventos futuros para aproveitar oportunidades e minimizar riscos financeiros.

Afinal, se você conhece os valores médios recebidos mensalmente e as despesas que estão por vir, saberá como agir para garantir os pagamentos em dia e um caixa sempre no azul.

6. Defina seu capital de giro

Depois de dominar o fluxo de caixa, você precisa determinar qual o capital de giro necessário para sua empresa se manter e crescer de forma sustentável.

Essa reserva em caixa é composta pelas contas que têm “giro”, ou seja, fazem parte do dia a dia e sustentam as operações do negócio, como pagamentos de fornecedores, estoques e salários.

Em alguns momentos, sua empresa terá mais giro do que fontes de receita - e tudo bem, desde que você tenha capital de giro suficiente para cobrir as contas nesse período.

Logo, você precisa saber o valor ideal para manter em caixa e honrar os compromissos da empresa até os próximos recebimentos.

Esse é o capital de giro, que deve ser suficiente para sustentar a empresa no intervalo entre o pagamento das contas e o recebimento das vendas.

7. Controle o estoque

O controle de estoque também é crucial para dominar as finanças de uma pequena empresa, pois garante a eficiência operacional e elimina desperdícios.

No caso, o objetivo é manter um giro de estoque adequado e evitar que itens fiquem parados, e ao mesmo tempo assegurar a disponibilidade de produtos para venda.

Quanto mais alinhado o estoque estiver com as vendas e o financeiro, mais ágil será o ciclo econômico da empresa e melhor será a qualidade dos serviços ao consumidor.

Como a tecnologia ajuda a controlar as finanças de pequenas empresas

Agora você sabe o básico de como controlar as finanças de uma pequena empresa, e deve estar se perguntando como colocar tudo isso em prática.

Felizmente, você não precisa mais perder tempo preenchendo planilhas ou organizando arquivos, pois já existem soluções tecnológicas que facilitam todo o processo de gestão financeira.

No mercado, você vai encontrar softwares e aplicativos que automatizam tarefas como a conferência do fluxo de caixa, controle de contas a pagar e a receber, emissão de boletos e geração de relatórios completos.

Outra forma de agilizar seu trabalho é usar uma conta digital para sua empresa, que permita acompanhar online suas movimentações e poupar tempo com as burocracias dos bancos tradicionais.

E agora, está pronto para colocar as dicas em prática no seu negócio?

Se ainda tiver dúvidas ou quiser contar sua experiência com gestão financeira, deixe seu comentário.

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