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12 passos para administrar as finanças da minha empresa

Time Neon

“Como administrar as finanças da minha empresa?” 

Essa é uma dúvida que recebemos com frequência aqui no blog. 

Não existe uma resposta simples. 

Por isso, a gente preparou um material cheio de dicas para pequenos empreendedores que querem tomar as rédeas do negócio e crescer de forma saudável e consistente! 

Então, se você quer administrar melhor as finanças da sua empresa, preste atenção nas próximas linhas.

Vamos tirar todas as suas dúvidas:  

  • Qual é a importância da gestão adequada das finanças?  
  • Quais são as principais ferramentas para controlar o dinheiro da empresa? 
  • Por que separar o dinheiro da empresa das contas pessoais? 
  • Como abrir uma conta PJ? 
  • É possível investir o dinheiro da empresa? 
  • Qual é o papel do contador nessa história? 

Vamos responder essas e muitas outras questões neste artigo! 

A importância de administrar bem as finanças da empresa 

Uma boa administração das finanças da empresa é essencial para a sobrevivência e a longevidade do negócio. 

Segundo levantamento feito pelo Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae), divulgado em 2016, os principais motivos das pequenas empresas encerrarem suas atividades é por falta de capital (19%) e por não acompanharem as despesas e receitas com rigor. 

Mas não é apenas para evitar o pior que você deve olhar com carinho para o dinheiro do negócio. 

Quando você administra bem as finanças, consegue crescer melhor e mais rápido. 

Assim, com os olhos atentos aos números, dá para identificar oportunidades de investimento, cortar custos desnecessários, ganhar descontos por pagar à vista, conquistar a confiança de colaboradores e fornecedores e muito mais. 

Só que essa organização não é uma missão fácil, ainda mais para pequenas empresas. 

Fluxo de caixa, emissão de notas fiscais, emissão de boletos, conferência de contas a receber e pagar, projeção de vendas, análise do faturamento, custos por cliente, custos por projeto… 

Muitas vezes, faltam mãos para tantas demandas, não é mesmo? 

Não se preocupe. 

Com as dicas dos próximos tópicos, vamos facilitar bastante a sua vida! 

Erros ao administrar as finanças da empresa 

A tecnologia tornou o controle das finanças mais fácil para empresas de pequeno porte, mas não eliminou totalmente a possibilidade de erros. 

Alguns deles podem ter impacto significativo na saúde financeira de uma empresa. 

Confira os principais: 

  • Falta de registro: a inexistência de um controle rígido dos pagamentos feitos e recebidos é um erro que pode ser fatal; 
  • Omissão de informações à contabilidade: a falta de comunicação adequada com o contador pode acarretar erros, multas e sanções; 
  • Planejamento inadequado dos custos: alguns empreendedores ainda fazem esboços de custos muito simplórios, que se revelam distantes da realidade posteriormente. Isso pode ter impacto profundo nas finanças da empresa; 
  • Misturar contas pessoais e da empresa: esse tipo de erro é comum para empresas que estão começando, mas deve ser evitado a todo custo; 
  • Não usar a tecnologia: se você ainda recorre ao papel, está perdendo tempo e, possivelmente, dinheiro; 
  • Não buscar ajuda: nem sempre dá para resolver tudo sozinho. Por isso, se tiver problemas com as finanças da empresa, converse com seu contador. 

Depois de conhecer alguns dos principais erros ao cuidar das finanças, que tal descobrir como encarar esses problemas?  

É o que veremos nos próximos tópicos. 

Ferramentas para administrar as finanças da empresa 

Felizmente, a tecnologia trouxe uma infinidade de ferramentas para poupar tempo e dores de cabeça aos gestores em suas tarefas financeiras diárias. 

Aqui estão algumas soluções que podem acelerar o controle do dinheiro: 

Planilhas 

As planilhas são ótimas ferramentas para gerenciar as finanças de pequenos negócios. 

Elas permitem armazenar, compartilhar e atualizar facilmente dados do fluxo de caixa mensal e diário, projeção de receitas, contas a pagar e receber, cotações, custos, entre outros. 

A simplicidade dessa ferramenta permite que você acompanhe o progresso da sua empresa com facilidade. 

E, dependendo da configuração do seu negócio, dá para implementar funções e integrações que turbinam ainda mais as planilhas. 

Uma boa dica é investir nas planilhas online, que podem ser acessadas de qualquer dispositivo, são fáceis de atualizar e contam com recursos poderosos de compartilhamento e colaboração. 

Software de gestão financeira 

As planilhas são um passo importante, mas talvez você já esteja em uma fase mais avançada, a do software de gestão. 

Essa solução é adequada para empresas de pequeno e médio porte, ajudando a gerenciar contas a pagar, contas a receber, gerenciamento de caixa e controle de pedidos, por exemplo. 

Dependendo do software escolhido, é possível integrá-los a outros aplicativos de negócios, como CRM, folha de pagamento ou sistemas de faturamento de notas fiscais. 

Algumas alternativas à disposição são online e integram várias áreas da empresa, passando pela emissão da nota, fluxo de caixa, conciliação bancária, estoque, faturamento e até comunicação direta com a contabilidade. 

Armazenamento na nuvem 

Com o armazenamento na nuvem, você pode ter todos os documentos em um só lugar — acessíveis por qualquer dispositivo e por qualquer pessoa autorizada. 

Nesse ambiente, dá para organizar notas fiscais, separar os extratos bancários, reunir as planilhas de fornecedores, entre outros. 

Soluções como as da Google e da Microsoft oferecem grande segurança, bastante espaço para os arquivos e integração com outras ferramentas. 

Software de gestão de tarefas 

Aplicativos de tarefas e projetos, como Trello e Asana, podem ser uma mão na roda para as rotinas administrativas das finanças da empresa. 

Com uma ferramenta assim, fica fácil organizar o que precisa ser feito e ver todas as ações necessárias, atribuindo responsáveis, agregando links e criando checklists. 

Como administrar as finanças da empresa: 12 passos para o sucesso 

Agora que você tem as ferramentas, é hora de descobrir como tirar o máximo proveito delas e controlar de vez as finanças da empresa! 

Veja nosso passo a passo: 

1. Tenha um plano de negócios 

O plano de negócios é o princípio de tudo. 

É o documento que vai nortear todo o desenvolvimento e crescimento do empreendimento. 

Muita gente começa a tocar a empresa sem contar com esse instrumento de gestão, mas essa é uma decisão equivocada. 

Por isso, se você ainda não providenciou o seu plano de negócios, esta é a hora. 

Ele vem antes da gestão e da administração das finanças, porque serve de base de sustentação para todo o empreendimento. 

Nele, você vai tratar do fundamento da empresa: quais são os valores, a missão, os objetivos, a proposta de valor, a concorrência, o cenário do produto ou serviço no mercado e as projeções iniciais de faturamento e custos. 

2. Consulte um contador 

Antes de formalizar sua empresa, o contador deve fazer o planejamento tributário do negócio, que terá impacto direto nos resultados. 

Além das questões fiscais e tributárias, a contabilidade pode auxiliar com questões financeiras importantes. 

Vale a pena tratar o contador como um aliado do seu negócio, já que esse profissional tem grande familiaridade com números e pode oferecer insights importantes sobre seus balanços, custos, faturamento e oportunidades de melhoria operacional. 

Ele é a pessoa certa para consultar se você está em dúvida na hora de expandir seu negócio ou quando pensa em tomar um empréstimo, por exemplo. 

3. Separe as contas pessoais das despesas da empresa 

Embora seja um erro comum no início, misturar as contas pode causar prejuízos sérios. 

A confusão nos números se torna ainda mais perigosa à medida que a empresa cresce. 

Por isso, é importante adotar uma separação total de contas desde o início e estabelecer um pró-labore para que o gestor possa fazer retiradas mensais programadas. 

4. Crie uma conta PJ digital 

Para separar bem as finanças da empresa e as contas pessoais, é essencial criar uma conta PJ. 

E as melhores opções hoje são as contas digitais, que oferecem agilidade, praticidade e custo baixo. 

Com a Neon Pejota, por exemplo, você faz pagamentos, emite boletos e compra com cartões empresariais.  

Tudo sem mensalidade e sem aquele monte de tarifas cobradas pelos bancos tradicionais! 

5. Faça o fluxo de caixa 

O controle dos valores que entram e saem da conta deve ser minucioso. 

Isso porque o retrato final pintado por esses números revela muito sobre a situação atual da empresa. 

Sem um fluxo de caixa adequado, o gestor não sabe em que ponto o negócio se encontra e não tem informações suficientes para tomar decisões. 

Com esse registro, dá para saber o que falta ser pago à empresa (e cobrar, se for o caso), verificar todos os custos do negócio (e cortar, quando necessário) e se preparar para as próximas semanas e os próximos meses. 

6. Use a tecnologia 

Como vimos, planilhas e softwares de gestão e de tarefas podem ser uma mão na roda para os empreendedores. 

Com essas ferramentas, fica mais fácil cuidar das finanças sem esquecer da operação e da estratégia do negócio. 

Sempre que possível, invista em automações e integrações, para perder o mínimo tempo possível em tarefas manuais e repetitivas. 

7. Corte custos 

Os custos devem ser acompanhados de perto pelo gestor. 

Sempre é possível cortar excessos e ganhar eficiência — só é preciso descobrir como. 

Então, se você ainda não tem uma dimensão exata de quanto custa cada processo, produto e serviço da empresa, é bom voltar à planilha. 

Depois, para reduzir os custos, é interessante recorrer a KPIs (indicadores-chave de desempenho), que servem para detectar a eficiência da empresa em diferentes áreas. 

É possível criar KPIs para tudo: vendas, produtividade, tempo de duração de um processo, etc. 

Com a evolução dessas métricas, fica mais fácil saber onde estão os gargalos de eficiência. 

8. Planeje o crédito com sabedoria 

A tomada de crédito é um capítulo importante em qualquer guia sobre a administração das finanças da empresa. 

Em vários momentos, um financiamento é essencial para viabilizar a expansão dos negócios. 

Mas qualquer crédito envolve juros e compromissos futuros, que precisam ser bem planejados e estudados. 

Nessa hora, é bom ter bastante prudência: um passo em falso pode causar estragos nos resultados da empresa! 

Por isso, ao planejar um empréstimo, faça um estudo detalhado de como o dinheiro será usado e como será pago. 

Pegar dinheiro emprestado para capital de giro, por exemplo, é um sinal de alerta para a sustentabilidade do negócio. 

Em situações assim, fique muito atento ao custo total do crédito, às taxas, aos juros, às condições de pagamento e em quais ações serão tomadas para o pagamento das parcelas. 

9. Controle o estoque 

O estoque tem tudo a ver com as finanças e é um grande gargalo em algumas empresas. 

Lembre-se de que as matérias-primas e produtos ali armazenados são ativos, valem dinheiro e fazem parte, portanto, dos esforços de administração. 

E perdas com produtos vencidos ou furtados podem custar caro. 

Então, seja com uma planilha ou um software de gestão, a atenção ao estoque deve ser total. 

10. Fique de olho no longo prazo 

Um dos maiores aliados da administração financeira da empresa é o longo prazo. 

Com uma perspectiva de semanas e meses à frente, você pode organizar melhor as contas a pagar e receber, o capital de giro e a projeção de investimentos. 

Para isso, é essencial organizar um planejamento financeiro que permita identificar e monitorar tudo que você já sabe das contas da empresa no futuro. 

Assim, fica mais fácil se preparar para emergências e tomar as medidas necessárias! 

11. Invista o dinheiro 

Dinheiro parado perde valor por causa da inflação. 

Então, sempre que puder, invista o dinheiro da empresa para que os juros trabalhem a seu favor (e não o contrário). 

Há muitas opções de aplicações para empresas, com variados riscos. 

Existem fundos de renda fixa, por exemplo, com risco baixo e que aplicam em títulos do Tesouro e crédito privado. 

Nesse caso, o retorno pode variar bastante e é calculado em relação ao CDI (Certificado de Depósito Interbancário, que é a taxa de juros entre bancos e segue de perto a Selic, taxa básica de juros da economia brasileira). 

Também há outros tipos de fundo, com riscos e retornos mais elevados, e aplicações como títulos de renda fixa, com risco ainda menor. 

Ao investir, vale ficar atento a estes aspectos: 

  • Rendimento (prefixado ou pós-fixado) 
  • Liquidez (capacidade de resgate sem perda de valor) 
  • Impostos (na renda fixa, há o IOF para aplicações inferiores a 30 dias e o IR, que incide apenas sobre o rendimento, com alíquotas regressivas). 

Como são muitos detalhes, é importante considerar que, se você nunca investiu na Pessoa Física, deve agir com extrema cautela ao pensar em aplicar na Pessoa Jurídica. 

12. Conte com uma reserva de segurança 

Nem sempre pequenas empresas mantêm uma reserva de dinheiro para o futuro. 

Assim como na sua vida pessoal, essa parcela das finanças serve para situações extraordinárias e pode ser a salvação em momentos de crise. 

Por isso, a reserva deve ser alocada em aplicações de liquidez alta, ou seja, que podem ser resgatadas rapidamente sem perda de valor. 

Uma alternativa de investimento é o CDB (Certificado de Depósito Bancário), uma opção comum em bancos e corretoras. 

Nessa modalidade, é possível encontrar títulos com liquidez diária. 

Há a cobrança de IOF (de 96% no primeiro dia a 0% depois de 30 dias) se você resgatar rápido, e a cobrança de IR em qualquer momento, em uma alíquota que parte de 22,5% (menos de 180 dias) e cai para 15% no longo prazo (mais de 720 dias). 

Conclusão 

Como vimos, administrar as finanças da empresa é uma tarefa complexa e delicada, mas essencial para o sucesso do negócio! 

É preciso separar as contas da Pessoa Física e da Pessoa Jurídica, investir em tecnologia para controlar entradas e saídas, manter os olhos no longo prazo, estabelecer uma relação de parceria com o contador e tomar decisões baseadas no que os números dizem. 

Nessa jornada, você pode contar com uma parceira: a conta Neon Pejota, que facilita a vida financeira da sua empresa. 

Com ela, você paga apenas pelo que usa, economiza muito em tarifas e ganha um painel de controle ágil e feito sob medida. 

Então, o que você está esperando para experimentar a Neon Pejota? 

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